Ngày 1/7/2022 chi cục Thuế bắt buộc 100% doanh nghiệp trên toàn quốc đang sử dụng phần mềm HĐĐT EasyInvoice phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn EasyInvoice TT32 sang TT78 để tiếp tục phát hành hóa đơn theo dạng có mã cơ quan thuế.
Trong bài viết này, An Minh Luật xin hướng dẫn quý khách hàng cách chuyển đổi HĐĐT TT32 sang TT78 trên phần mềm hóa đơn EasyInvoice. Đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp tạo lập tờ khai thông báo hủy và nạo báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ kê khai đúng quy định.
Đối với khách hàng đăng ký mua mới phần mềm EasyInvoice thì xem Bảng báo giá HĐĐT EasyInvoice (Softdreams) trên website An Minh Luật. Quý khách sẽ được hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn trực tiếp theo TT78 – NĐ123/2020/NĐ-CP mà không cần thực hiện chuyển đổi. Bây giờ cùng chúng tôi theo dõi nội dung chi tiết bên dưới nhé.
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Kiểm tra hóa đơn EasyInvoice chưa chuyển đổi TT78
Bước đầu tiên người dùng đăng nhập vào phần mềm xuất hóa đơn EasyInvoice theo TT32 đang sử dụng. Nếu trên giao diện mới (TT78) thì có những thay đổi sau đây:
- Hệ thống quản lý, phát hành hóa đơn điện tử => có dòng thông báo “Hệ thống của quý khách đã được chuyển đổi thành công theo Thông tư 78”
- Thông tin dãi hóa đơn => hiển thị “Ký hiệu hóa đơn theo TT78”
- Danh mục hệ thống => thêm tiện ích “Đăng ký TT-78”
Khi kiểm tra, nếu 3 thông tin chưa hiển thị đồng nghĩa là phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đang dùng chưa được chuyển đổi lên TT78.
Lưu ý: Trường hợp người dùng không nhớ tài khoản đăng nhập phần mềm hoặc đăng nhập nhiều lần không được (sai mật khẩu) vui lòng liên hệ đơn vị bán hỗ trợ lấy lại tài khoản và kiểm tra trạng thái chuyển đổi TT32 sang TT78 trên phần mềm hóa đơn EasyInvoice của doanh nghiệp.
Chuyển đổi hóa đơn EasyInvoice TT32 sang TT78
Lưu ý: Nếu cột danh mục hệ thống chưa hiển thị “Đăng ký TT-78” quý khách liên hệ nhân viên kinh doanh hoặc nhóm hỗ trợ của EasyInvoice cung cấp mã số thuế doanh nghiệp để báo mở tính năng.
=> Trước tiên đăng nhập vào phần mềm xuất hóa đơn EasyInvoice => chọn “Đăng ký TT78” để chuyển sang trang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
=> Tại phần đăng ký sẽ chia thành 4 trường thông tin cần doanh nghiệp nhập dữ liệu. An Minh Luật sẽ hướng dẫn điền lần lượt từng vị trí đánh dấu (1) (2) (3) (4) bên dưới đây.
Thông tin chung: Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn
Tại mục (1) (2) Điền thông tin theo form yêu cầu có sẵn trên phần mềm. Để tránh bị từ chối chuyển đổi nộp đi nộp lại nhiều lần thì thông tin cung cấp phải chính xác 100%.
- Mã số thuế: Mặc định là MST doanh nghiệp đang cần chuyển đổi (Ví dụ: 5700687073-001)
- Người nộp thuế: Tên doanh nghiệp đang cần chuyển đổi (Ví dụ: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CHÈ HẰNG NGA)
- Người liên hệ: Giám đốc/ kế toán/ dịch vụ (Ví dụ: Nguyễn Thị Hảo)
- Địa chỉ liên hệ: Địa chỉ hoạt động trên GPKD của doanh nghiệp
- Số điện thoại: SĐT người tiếp nhận cuộc gọi khi CCT quản lý liên hệ (thông tin quan trọng)
- Email: Email nhận thông báo chấp nhận chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice lên TT78 (thông tin quan trọng)
- Mẫu số tờ khai: Mặc định sẵn chọn mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
- Ngày lập: Ngày làm thông báo chuyển đổi hóa đơn điện tử EasyInvoice TT32 sang TT78
- Cục thuế Tỉnh/Thành: Chọn CT quản lý doanh nghiệp (Ví dụ: Cục Thuế Tỉnh An Giang)
- CQT quản lý: Chọn CCT quản lý doanh nghiệp (Ví dụ: Chi cục Thuế Tp.Long Xuyên)
- Mã cơ quan thuế: Mã này sẽ tự sinh ra khi chọn CQT quản lý, mặc định sử dụng về sau.
- Tỉnh/thành theo CQT: Chọn tỉnh thành đăng ký hoạt động (Ví dụ: An Giang)
Nội dung tờ khai Mẫu số 01/ĐK-TĐT trên EasyInvoice
Tại mục (3) (4) là nội dung tờ khai Mẫu số 01/ĐK-TĐT: Tờ khai đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử 2022. Người dùng thực hiện điền như sau:
- Hóa đơn áp dụng: chọn Hóa đơn có mã (đa phần doanh nghiệp chuyển đổi TT78 bắt buộc phải dùng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã phải liên hệ CCT quản lý xem xét)
- Đăng ký giao dịch: Mặc định chọn “Không”
- Địa bàn khó khăn: Mặc định chọn “Không”
- Loại hóa đơn: Doanh nghiệp chuyển đổi chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng”
- Phương thức: Đối với doanh nghiệp chọn “Phương thức Chuyển đầy đủ” Mỗi khi ký phát hành (xuất) hóa đơn, dữ liệu hóa đơn đó lập tức được truyền lên Thuế ngay thời điểm phát hành.
- Theo đề nghị của UBND: Mặc định chọn “Không”
Chữ ký số đăng ký với cơ quan Thuế
Chữ ký số đối với TT32 và TT78 khác nhau, cụ thể:
- Chữ ký số TT32: Người dùng chỉ cần có chữ ký số (còn hạn) cắm vào máy tính là có thể ký phát hành hóa đơn được ngay.
- Chữ ký số TT78: Chữ ký số mua mới/gia hạn sẽ thay đổi số seri. Người dùng cần phải đăng ký thay đổi thông báo lên cơ quan Thuế (thời gian 24H) để được duyệt, Khi đó người dùng phát hành hóa đơn mới hợp lệ.
=> Bên dưới sẽ có thêm mục đăng ký “chữ ký số” (hình minh họa). Người dùng nhấn vào “Chọn CKS” để lấy thông tin chữ ký số. Đảm bảo chữ ký số đã cài đặt trên máy tính và cập nhật trên phần mềm HĐĐT EasyInvoice trước đó rồi.
=> Tiếp theo nhấn “Ký và gửi dữ liệu” => Chọn chứng thư số dùng để ký số trên phần mềm EasyInvoice => Tiếp theo nhấn “OK” là xong.
=> Trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng nhiều chứng thư số (số seri khác nhau) để ký hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice thì phải đăng ký thêm chữ ký số. Tương tự như cách lấy thông tin ở trên, đăng ký xong ký gửi dữ liệu và đợi CQT phê duyệt sử dụng.
Lưu ý: trường hợp hiển thị thông báo không tìm thấy, hoặc không ký được tờ khai doanh nghiệp do chưa cài đặt công cụ ký số điện tử trên phần mềm EasyInvoice. Người dùng truy cập https://easyinvoice.vn/tai-nguyen/ tải và cài đặt phần mềm ký số và tiện ích ký số để ký gửi dữ liệu thành công nhé.
Thông báo chuyển đổi hóa đơn điện tử EasyInvoice TT32 sang TT78
Sau khi gửi xong người dùng cần tra cứu lại mẫu tờ khai đã gửi đã chính xác hay chưa? cũng như trạng thái tiếp nhận dữ liệu từ cơ quan Thuế đối với tờ khai đó.
B1: Kiểm tra trạng thái tiếp nhận tờ khai chuyển đổi TT78
Tại “Danh mục hệ thống” => chọn “Lịch sử giao dịch” => chọn “Lịch sử đăng ký”
Xem trạng thái tiếp nhận sẽ có 3 trường hợp:
- Đã tiếp nhận: Mới gửi thông báo
- Không chấp nhận: Tờ khai lỗi
- Được chấp nhận: Tờ khai hợp lệ
Nhấn vào biểu tượng con mắt tại cột “Xem chi tiết” xem lại thông tin kê khai.
B2: Thông báo chuyển đổi hóa đơn điện tử EasyInvoice sang TT78
Trong thời gian từ 12H-24H khách hàng theo dõi Email đăng ký đã điền tại mẫu 01/ĐK-TĐT (thông tin quan trọng). Sẽ có mail từ CCT quản lý gửi về “Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” theo TT78 cho doanh nghiệp sử dụng phần mềm EasyInvoice.
- Thông báo chấp nhận: Đồng nghĩa doanh nghiệp đã thực hiện chuyển đổi thành công, lúc này doanh nghiệp phát hành hóa đơn sẽ có mã của CQT.
- Thông báo không chấp nhận: Trong thông báo trả về sẽ nêu rõ lý do từ chối chuyển đổi. Điều chỉnh lại mẫu 01/ĐK-TĐT sau đó thực hiện ký gửi dữ liệu lên cơ quan Thuế chờ phê duyệt.
=> Giao diện quản lý phần mềm xuất hóa đơn của EasyInvoice đã hiển thị dòng thông báo “Hệ thống của quý khách đã được chuyển đổi thành công theo thông tư 78” và thông tin dãi hóa đơn đã có ký hiệu mới.
B3: Lập thông báo hủy hóa đơn EasyInvoice theo TT32
Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận TK01, người dùng (kế toán, chủ doanh nghiệp) thực hiện lập thông báo hủy Hóa đơn TB03 gửi cho cơ quan thuế ( thời hạn nộp tờ khai 1 tháng kể từ ngày có thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử TT78). Lưu ý cần nộp báo cáo tình hình sử dụng Hóa đơn BC26/AC trong kỳ kê khai thì mới xem như đầy đủ công việc phải làm.
Lưu ý: Khách hàng làm TB03 trên HTKK và nộp trên thuedientu.gdt.gov.vn
- Nếu hủy hóa đơn giấy: Phương pháp hủy ghi là “Cắt góc”
- Nếu hủy HDDT: Phương pháp hủy ghi là “ Hủy trên phần mềm của nhà cung cấp”
Tạm kết
Bên trên là nội dung hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử Easyinvoice theo TT78 dành cho khách hàng đang sử dụng phần mềm hóa đơn Softdreams. Tất nhiên không phải ai xem và thực hiện theo cũng thành cồn 100%. Việc được tiếp nhận chuyển đổi thành công hay không sẽ phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau (sai mẫu tờ khai, sai thông tin đăng ký, sai hình thức tính thuế, chi cục thuế chưa xác thực tình trạng doanh nghiệp,…)
Vì vậy muốn chuyển đổi hóa đơn EasyInvoice TT32 sang TT78 nên cần sự hỗ trợ đơn vị bán hoặc nhà cung cấp. Nếu quý khách là khách hàng của An Minh Luật chúng tôi sẽ hỗ trợ chuyển đổi miễn phí. Nếu doanh nghiệp không thuộc quyền quản lý vui lòng liên hệ tổng đài 1900 3369 của Softdreams sẽ được kỹ thuật hỗ trợ hướng dẫn ký tờ khai chuyển đổi TT78 nha.
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
- Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, Phường 15, Q.Tân Bình, HCM
- Hotline: 0968.458.575 (Nguyễn An)
- Email: [email protected]
- Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
