Ở bài viết trước, An Minh Luật đã hướng dẫn ký điện tử trên file PDF/Excel rồi. Bài viết này chúng tôi chia sẻ tiếp cách ký file word bằng Token EFY-CA theo 2 cách thông dụng nhất. Đây là mẹo nhỏ nhưng lại ít người biết, hãy áp dụng mẹo này vào trong công việc sẽ rất tốt nhé.
Hai cách ký điện tử lên file Word bằng chữ ký số EFY-CA sẽ khác nhau về thao tác và cách hiển thị. Tuy nhiên về mặc giá trị pháp lý thì như nhau, người ký phải chịu toàn bộ trách nhiệm khi phát sinh khiếu nại từ file word đã ký bằng chứng thư số EFY-CA của doanh nghiệp mình. Mời mọi người cùng theo dõi chi tiết!
Xem thêm: Bảng giá chữ ký số EFY-CA Doanh Nghiệp
Xem thêm: Gia hạn chữ ký số EFY-CA khuyến mãi 49%
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Video hướng dẫn ký File Word bằng Token EFY-CA
Sử dụng chữ ký số EFY-CA để ký điện tử trên file word (phiên bản 2017-2010) cực đơn giản chỉ vài click chuột. Xem video hướng dẫn từ kỹ thuật viên An Minh Luật bên dưới đây. Cam kết 100% thực hiện thành công ngay lần đầu tiên nhé.
Ngoài ký điện trên file PDF/Excel/Word/…người dùng muốn tham khảo nhiều video hướng dẫn sử dụng phần mềm chữ ký số EFY-CA khác có thể vào kênh Youtube An Minh Luật theo dõi. Link kênh Ở Đây
Ký file Word bằng Token EFY-CA (chọn vùng ký)
Bước 1: Trên thanh công cụ, nhấn chọn “Insert” sau đó tìm tính năng “Signature Line“
Bước 2: Hộp thoại Signature Setup hiển thị như bên dưới, điền thông tin đầy đủ sau đó nhấn “OK“
Bước 3: Mẫu chữ ký bên dưới chưa được ký số điện tử. Click đúp vào mẫu chữ ký để setup
Bước 4: Nhấn “Select Image…” để tải ảnh logo doanh nghiệp (hiển thị sẽ đẹp và gây ấn tượng hơn)
Bước 5: Chọn “From a file” chuyển sang thư mục lưu trữ file trên máy tính.
Bước 6: Chọn hình ảnh logo công ty (kích thước chuẩn 30×30 – hình vuông sẽ đẹp) sau đó nhấn “Select” úpload hình ảnh lên.
Bước 7: Nhấn “Sign” thực hiện ký File word bằng Token EFY-CA
Bước 8: Nhấn “Yes” xác nhận lệnh tạo chữ ký điện tử trên file word.
Bước 9: Nhập mật khẩu chữ ký số EFY-CA (mã PIN Token) => Nhấn “Đăng nhập“
Bước 10: Nhấn “OK” đồng ý lệnh ký.
Bước 11: Chữ ký file Word bằng Token EFY-CA đã tạo thành công.
=> Bên dưới chữ ký dòng Sign by: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT (đây là tên doanh nghiệp sở hữu chứng thư số EFY-CA dùng để ký điện tử trên file word)
=> Bên trên hiển thị dòng thông báo màu vàng “Edit Anyway” người ký tuyệt đối không click vào. Khi click vào tính năng này tự động gỡ bỏ chữ ký điện tử trên file word, lúc này phải thực hiện lại từ đầu rất mất thời gian.
Bước 12: Click đúp vào chữ ký để tra cứu thông tin chứng thư số. Hộp thoại xuất hiện, nhấn “View” để hiển thị thông tin chi tiết.
=> Thông tin quan trọng nhất là xem thời hạn chữ ký số EFY-CA còn hạn sử dụng hay không? Nếu thời hạn còn thì chữ ký điện tử EFY-CA tạo trên file word này hợp lệ & có giá trị về mặt pháp lý và ngược lại.
Ký file Word bằng Token EFY-CA (ẩn chữ ký)
Bước 1: Không cần click chuột vào vị trí hiển thị chữ ký điện tử. Người dùng chọn “File“
Bước 2: Chọn “Info” tìm đến mục Protect Document để tạo lệnh ký số điện tử lên file word
Bước 3: Ở tiện ích Protect Document => click vào mũi tên và chọn “Add a Digital Signature“
Bước 4: Ở phần Commitment Type chọn “Approved this document“
Bước 5: Nhấn vào “Change” chọn chứng thư số EFY-CA đúng của doanh nghiệp, sau đó nhấn “OK“
Bước 6: Nhấn “Yes” xác nhận sử dụng chứng thư số EFY-CA của doanh nghiệp (ví dụ: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT) để kết nối – tạo chữ ký điện tử trên file word.
Bước 7: Nhấn “Sign” tiến hành quá trình ký điện tử.
Bước 8: Nhập mã PIN Token (mật khẩu đăng nhập phần mềm chữ ký số EFY-CA) => nhấn “Đăng nhập” kết nối chứng thư số với file word.
Bước 9: Nhấn “OK” (bỏ tít chọn ở ô Don’t show this message again”
Bước 10: Click chuột vào “View Signatures” tại mục Recoverable Signatures
Bước 11: Khu vực hiển thị chữ ký điện tử nằm bên tay phải “Signatures“
=> Tương tự như cách 1, thông tin hiển thị gồm tên doanh nghiệp và thời gian ký số lên file.
Bước 12: Kiểm tra chi tiết chứng thư số EFY-CA trên file word, người dùng click vào dấu mũi tên => chọn “Signature Details…“
Bước 13: Nhấn “View” hiển thị hộp thoại tra cứu thông tin.
=> Kiểm tra xem thời hạn chữ ký số EFY-CA có hợp lệ tại thời điểm nhận file ký số hay không. Nếu chữ ký số hết hạn nhưng vẫn dùng để ký điện tử trên file word thì không hợp lệ nhé.
Cách gỡ bỏ/ xóa chữ ký điện tử EFY-CA trên file Word
=> Khi mở file word đã ký điện tử bằng chữ ký số sẽ hiển thị 2 thông báo: Edit Anyway & View Signature
- Edit Anyway: gỡ chữ ký khởi file, chỉ còn mẫu chữ ký.
- View Signature: hiển thông thông tin chi tiết chữ ký điện tử.
=> Nhấn “View Signature” để thực hiện xóa chữ ký file word bằng Token EFY-CA
=> Click vào dấu mũi tên sau đó chọn “Remove Signature“
=> Nhấn “Yes” xác nhận gỡ bỏ/xóa chữ ký điện tử EFY-CA trên file word
=> Nhấn “OK” đồng ý
Lời kết
Bài viết hướng dẫn cách ký file word bằng Token EFY-CA tạm kết tại đây. Hy vọng với hai cách tùy biến trên người dùng có thể tự thực hiện 1 mẫu chữ ký điện tử riêng – đẹp mắt – tạo ấn tượng với khách hàng. Nếu bài viết này hay hãy chia sẻ để nhiều người biết hơn nhé. Đừng quên để lại comment đóng góp nội dung để An Minh Luật cải thiện chất lượng trong những bài viết tiếp theo. Xin chào và hẹn gặp lại!
){kind=link}