Cách làm thay thế hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice theo TT78/NĐ123 có khó không? Trường hợp nào nên làm thay thế? Các công việc cần làm trước và sau khi phát hiện hóa đơn sai sót gồm những gì? Quý khách đang & sẽ sử dụng phần mềm EasyInvoice theo dõi chi tiết hướng dẫn từ Công Ty Luật An Minh nhé.
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Nghiệp vụ thay thế hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice theo TT78
Hỏi: Khi nào người bán nên lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Thông tư 78/ Nghị định 123 đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã được cấp mã CQT và gửi cho người mua. Tôi hiện đang dùng phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp Softdreams, thì làm như thế nào?
Trả lời: Nếu hóa đơn EasyInvoice sai mã số thuế/ sai số tiền/ sai thuế suất/ sai quy cách, tính chất hàng hóa dịch vụ thì có thể làm hóa đơn thay thế. Với hóa đơn sử dụng theo TT78 (có mã CQT) thì người bán phải gửi thông báo sai sót để CQT => Sau đó lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai => Ký phát hành hóa đơn thay thế trên phần mềm EasyInvoice gửi cho người mua kèm biên bản thay thế (có xác nhận 2 bên)
Cách thay thế hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice
Ví dụ: An Minh Luật sẽ lấy ví dụ trưởng hợp cụ thể hóa đơn đã phát hành và có mã của cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua, chúng tôi phát hiện SAI THUẾ SUẤT cụ thể là 8% nhưng hóa đơn phát hành 10%. Lúc này người bán phải thực hiện thông báo sai sót, sau đó lập hóa đơn thay thế trên phần mềm EasyInvoice, kèm theo biên bẻn thay thế hóa đơn có xác nhận của 2 bên.
VIDEO HƯỚNG DẪN THAY THẾ
B1. Thông báo sai sót, Tính chất thay thế hóa đơn EasyInvoice
Bước 1: Vào menu “Quản lý hóa đơn” chọn mục “Danh sách hóa đơn” để xem số hóa đơn điện tử cần thay thế trong phần mềm EasyInvoice.
Bước 2: Hóa đơn số: 2022 (hóa đơn sai thuế suất – cần thay thế) => Tich chọn hóa đơn (B1) sau đó nhấn “Thông báo sai sót” (B2)
Bước 3: Điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm EasyInvoice (Áp dụng chung cho các hóa đơn sai sót muốn Hủy/Điều chỉnh/Thay thế)
=> Tỉnh/Thành nơi lập: ví dụ Hà Nội
=> Loại: Thông báo hủy/giải trình của NTT (trường hợp người lập tự phát hiện sai sót)
=> Tính chất thông báo: chọn Thay thế
=> Lý do: Sai thuế suất (sai gì thì ghi ra, không cần trình bày dài dòng chi tiết)
Điền xong nhấn “Gửi thông báo” để ký nộp mẫu tờ khai thông báo sai sót hóa đơn lên CQT. Máy tính cần cài đặt phần mềm ký số hóa đơn EasyInvoice thì mới thực hiện được. Nếu dùng USB Token thì phải chọn chứng thư số và nhập mã PIN ký. Dùng chữ ký số HSM tích hợp sẵn trên phần mềm thì chỉ cần nhấn “Gửi thông báo” là xong.
Bước 4: Vào lại “Lịch sử giao dịch” kiểm tra trạng thái tiếp nhận thông báo Thay thế hóa đơn điện tử EasyInvoice đã nộp.
Bước 5: Nhấn xem kết quả trả về (chọn đúng hóa đơn số 2022)
Bước 6: Trạng thái “Thông báo kết quả kiểm tra thông tin gói dữ liệu hợp lệ” nhấn vào icon con mắt xem chi tiết.
Bước 7: Mô tả lỗi “Hợp lệ” đồng nghĩa là cơ quan Thuế đã chấp nhận thông báo sai sót cho số hóa đơn 2022. Người dùng tiến hành làm Thay thế hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice.
B2. Thay thế hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice Thông tư 78
Người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai trên phần mềm EasyInvoice. Hóa đơn thay thế sẽ được ký phát hành và cấp mã cơ quan Thuế như bình thường. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Vào phần “Quản lý hóa đơn” chọn lại “Danh sách hóa đơn” trên phần mềm EasyInvoice để tạo lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn số 2022.
Bước 2: Tìm hóa đơn số: 2022 sau đó mở hóa đơn lên xem.
Bước 3: Hóa đơn số: 2022 hiện tại thuế suất GTGT: 10% người lập thực hiện nghiệp vụ thay thế hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice. Kéo xuống bên dưới nhấn “Xử lý hóa đơn” chọn “Thay thế hóa đơn”
Bước 4: Hóa đơn sai ở đây thì điều chỉ lại thông tin ở đó. Ví dụ sai Thuế suất 10%, sửa thành 8% là được, các thông tin khác để nguyên.
Bước 5: Sau khi điều chỉnh thuế suất, giá tiền sẽ bị thay đổi. Kiểm tra lại thông tin lần cuối chính xác thì nhấn “Lưu dữ liệu”
Bước 6: Có một hóa đơn mới, trạng thái hiển “Mới tạo lập (TT)” nhấn xem hóa đơn.
=> Hóa đơn thay thế chưa phát hành: trạng thái mới tạo lập
=> Hóa đơn bị thay thế (2022): trạng thái đã phát hành
=> Hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sẽ có dòng “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số: 2022, ký hiệu 1C22TST, ngày 19/94/2022”
=> Cột thuế xuất đã điều chỉnh từ 10% thành 8%
Bước 7: Tích chọn hóa đơn EasyInvoice thay thế, nhấn “Phát hành HĐ” để ký hóa đơn.
Bước 8: Kiểm tra lại hóa đơn thay thế trên phần mềm EasyInvoice. Gửi mail cho người mua nếu đã chính xác.
=> Hóa đơn số 2026, trạng thái Đã phát hành, có mã của cơ quan thuế.
=> Hóa đơn số 2022, trạng thái Đã hủy, vẫn được lưu trên hệ thống ncc và thuế.
=> Khi view hóa đơn bị thay thế số 2022 lên, hiển thị thêm dấu “HÓA ĐƠN ĐÃ HỦY” là chính xác nha.
B3: Lập, ký biên bản thay thế HĐĐT phần mềm EasyInvoice
Sau khi lập hóa đơn thay thế, phần mềm EasyInvoice sẽ sinh ra biên bản thay thế cho số hóa đơn (HĐ: 2022) bị thay thế. Người bán và người mua sẽ tạo lập và ký biên bản thay thế và lưu trữ để giải trình khi cơ quan Thuế kiểm tra.
Bước 1: Tại menu dọc, chọn mục “Xử lý hóa đơn” chọn “Thay thế hóa đơn”
Bước 2: Tiếp đến phần mềm EasyInvoice hiển thị mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót => Điền thông tin vào các trường trống, ghi rõ nội dung thay thế trước và sau sai sót => Nhấn “Lưu dữ liệu” để kiểm tra và thực hiện ký số điện tử.
Bước 3: Người bán ký xong, gửi mail biên bản thay thế hóa đơn qua cho người mua => Người mua cũng ký điện tử xác nhận chấp thuận thay thế hóa đơn sai sót trên phần mềm EasyInvoice.
Tạm kết
An Minh Luật đã hướng dẫn quý khách hàng cách thay thế hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice theo TT78 rất chi tiết rồi. Dựa theo ví dụ, nếu hóa đơn có sai sót về thuế suất/sai số tiền/sai mã số thuế/tính chất hàng hóa dịch vụ thì người lập linh động lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh hợp lý nhé.
Nếu trường hợp hóa đơn sai thông tin không nằm trong các trường hợp gợi ý hoặc thắc mắc những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ – cách xử lý sai sót – cách sử dụng – Mua mới/gia hạn phần mềm HĐĐT EasyInvoice (Softdream) thì liên hệ chúng tôi ngay để được hỗ trợ miễn phí.
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
- Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, P.15, Q.Tân Bình, HCM
- Hotline: 0968.458.575 (Nguyễn An)
- Email: [email protected]
- Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
){kind=link}