Chữ ký số Doanh Nghiệp || Giới Thiệu & Tính Năng & Đăng Ký (2023)

Phần mềm chữ ký số doanh nghiệp là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách an toàn và chính xác. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc thực hiện các giao dịch trực tuyến đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, và do đó, việc sử dụng phần mềm chữ ký số trong doanh nghiệp đã trở thành một yêu cầu cần thiết nếu muốn đảm bảo tính bảo mật và chính xác cho các giao dịch của mình.

Tuy nhiên, với sự xuất hiện của nhiều loại phần mềm chữ ký số trên thị trường, việc lựa chọn một sản phẩm phù hợp và đáng tin cậy là một thách thức không nhỏ đối với các doanh nghiệp. Chính vì vậy, trong bài viết này, Công Ty An Minh Luật sẽ tìm hiểu về tính năng, ứng dụng thực tiễn của phần mềm chữ ký số doanh nghiệp, cùng với những kinh nghiệm để lựa chọn cho mình một sản phẩm chữ ký số đáng tin cậy và hiệu quả nhất.

I. Tìm hiểu về chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để xác nhận danh tính và chữ ký của người đại diện doanh nghiệp (công ty) khi ký kết các tài liệu trực tuyến. Chữ ký số được tạo ra từ một cặp khóa công khai và khóa bí mật, cung cấp tính toàn vẹn, xác thực và bảo mật cho các tài liệu, văn bản, chứng từ được ký số.

Các đặc điểm của loại chữ này bao gồm: tính xác thực cao, không thể bị sửa đổi và có tính bảo mật cao. Sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác, giảm thiểu sự nhầm lẫn và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc sử dụng giấy tờ tài liệu truyền thống trong môi trường văn phòng doanh nghiệp.

Chữ ký số doanh nghiệp được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm ký kết các hợp đồng kinh doanh, ký báo cáo thuế, ký báo cáo bảo hiểm xã hội, ký báo cáo hải quan, tham gia dự thầu, ký giấy phép kinh doanh và tài chính, ký kết các hợp đồng mua bán và cho thuê, và ký kết các tài liệu quan trọng khác liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày trong công việc.

==> Xem thêm: Dịch vụ chữ ký số khai nộp thuế điện tử

==> Xem thêm: Dịch vụ chữ ký số đấu thầu qua mạng

II. Tại sao chữ ký số cho doanh nghiệp quan trọng?

Chữ ký số doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của các tài liệu kinh doanh trực tuyến. Dưới đây là một số lý do vì sao doanh nghiệp cần sử dụng:

1. Tính bảo mật: phần mềm Chữ ký số doanh nghiệp giúp bảo vệ các tài liệu,văn bản, chứng từ kinh doanh đã ký điện tử của doanh nghiệp khỏi việc bị sửa đổi hoặc giả mạo. Khóa bí mật được sử dụng trong quá trình tạo chữ ký chỉ được sử dụng bởi chủ sở hữu (giám đốc/ người đại diện), đảm bảo tính bảo mật và không thể bị xâm phạm.
2. Tăng tính xác thực: Sử dụng chữ ký số doanh nghiệp giúp xác thực tính nhận diện và chữ ký của doanh nghiệp trên các tài liệu trực tuyến. Việc sử dụng chữ ký số đảm bảo rằng tài liệu được ký là của doanh nghiệp và không bị giả mạo.
3. Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Với việc ký tài liệu trực tuyến, không cần phải in và gửi tài liệu bằng đường bưu điện hay đi lại trực tiếp để ký, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến việc sử dụng giấy tờ tài liệu truyền thống trước đây.
4. Pháp lý: Sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu, văn bản, chứng từ truyền nhận môi trường trực tuyến. Việc sử dụng nó sẽ đáp ứng các quy định pháp lý và giúp cho các tài liệu trực tuyến có giá trị pháp lý như tài liệu được ký trên giấy tờ, hoàn toàn được pháp luật Việt Nam đứng ra giải quyết và bảo đảm quyền lợi khi phát sinh sự cố.

Với những lợi ích trên, sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính an toàn, xác thực và tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến việc ký các tài liệu kinh doanh.

III. Các bước để đăng ký chữ ký số doanh nghiệp

Để đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số: Doanh nghiệp cần chọn một nhà cung cấp chữ ký số uy tín, đáng tin cậy hoặc đơn vị phân phối (Đại lý/ cộng tác viên) đã được cơ quan quản lý (Bộ Thông Tin Truyền Thông) chấp thuận để đảm bảo tính bảo mật và pháp lý của chữ ký số được cấp phép ra ngoài.
2. Đăng ký tại cơ quan quản lý chữ ký số: Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số tại cơ quan quản lý chữ ký số như Cục Công nghệ thông tin, Bộ Thông tin và Truyền thông, hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác.
3. Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết: Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy tờ tùy thân của người đại diện (giám đốc), giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD/GPKD), và các giấy tờ khác liên quan đến ủy quyền cho người sở hữu khác nếu có. Ngoài ra có các phiếu đăng ký cấp mới, gia hạn chứng thư số do nhà cung cấp yêu cầu.
4. Hoàn thành thủ tục đăng ký: Sau khi đăng ký tại cơ quan quản lý chữ ký số, doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục đăng ký chữ ký số theo quy định của đơn vị triển khai đó và của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
5. Cài đặt và sử dụng chữ ký số: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần cài đặt chữ ký số vào máy tính, tích hợp phần mềm với các trang dịch vụ công cần thiết (Thuế điện tử, Hải Quan điện tử, BHXH điện tử, Hóa Đơn điện tử…) và sử dụng chữ ký số để ký các tài liệu, văn bản, chứng từ theo hình thức trực tuyến.

Trong quá trình đăng ký chữ ký số, doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo lựa chọn đúng nhà cung cấp được cấp phép hoạt động, phần mềm được xét duyệt và đi vào triển khai rộng rãi. Tính chính xác của các thông tin và giấy tờ là rất cần thiết, để đảm bảo quá trình đăng ký được hoàn tất một cách suôn sẻ và hiệu quả tránh phát sinh sai sót về sau.

IV. Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số doanh nghiệp

1. Yếu tố đánh giá nhà cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp chữ ký số doanh nghiệp uy tín, tuy nhiên, để chọn được một nhà cung cấp đáng tin cậy, bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Giấy phép hoạt động: Hãy kiểm tra xem nhà cung cấp có giấy phép hoạt động chính thức hay không. Nếu như họ có giấy phép, điều đó chứng tỏ họ đã được các cơ quan chức năng kiểm tra và đánh giá là đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ chữ ký số.
• Kinh nghiệm và thị phần: Hãy tìm hiểu về kinh nghiệm và thị phần của nhà cung cấp. Nếu họ có nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ chữ ký số và có tỷ lệ khách hàng hài lòng cao, điều đó cho thấy họ là một nhà cung cấp chữ ký số đáng tin cậy.
• Độ tin cậy của chữ ký số: Hãy tìm hiểu về độ tin cậy của chữ ký số của nhà cung cấp. Chữ ký số của họ có đạt các chuẩn quốc tế như ISO hay không, chữ ký số của họ có được chứng thực bởi các tổ chức uy tín hay không?
• Giá cả và dịch vụ hỗ trợ: Hãy so sánh giá cả và dịch vụ hỗ trợ của các nhà cung cấp để chọn được nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp của bạn.

2. TOP nhà cung cấp chữ ký số doanh nghiệp uy tín hiện nay:

• Chữ ký số ViettelCA: Đây là một trong những nhà cung cấp chữ ký số đáng tin cậy nhất tại Việt Nam với các giải pháp bảo mật và chứng thực được đánh giá cao.
• Chữ ký số FptCA: cung cấp giải pháp chữ ký số và chứng thực tại Việt Nam với nhiều ưu điểm như tính linh hoạt, độ tin cậy cao, hỗ trợ đa nền tảng,…
• Chữ ký số EfyCA: Đây là một trong những nhà cung cấp chữ ký số tốt nhất tại Việt Nam với nhiều giải pháp bảo mật và chứng thực được đánh giá cao.
• Chữ ký số VinCA: Đây là một trong những nhà cung cấp chữ ký số đáng tin cậy tại Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo mật và chứng thực. Chữ ký số của LCS-CA được đánh giá là đáng tin cậy, an toàn và tiện lợi.
• Chữ ký số VinaCA: SmartSign là một trong những nhà cung cấp chữ ký số được ủy quyền bởi Chính phủ Việt Nam cung cấp giải pháp chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp và cá nhân tại Việt Nam.
• Cục Công nghệ thông tin và Truyền thông – Bộ Thông tin và Truyền thông: là một đơn vị thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông Việt Nam cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và chứng chỉ số cho cá nhân và doanh nghiệp.

Khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số, bạn cần xem xét các yếu tố trên để chọn ra nhà cung cấp đáng tin cậy và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, bạn cần chú ý đến các chính sách hỗ trợ và dịch vụ của nhà cung cấp để đảm bảo rằng bạn có được sự hỗ trợ và chăm sóc tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của họ.

V. Tác động chữ ký số đến công việc của doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp có nhiều tác động tích cực đến công việc của doanh nghiệp và cá nhân người sử dụng phần mềm (kế toán, quản lý) bao gồm:

1. Tăng tính pháp lý: Chữ ký số doanh nghiệp giúp tăng tính pháp lý của các tài liệu kinh doanh trực tuyến, đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
2. Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp cho thấy doanh nghiệp là một tổ chức chuyên nghiệp, sử dụng công nghệ tiên tiến và đáng tin cậy, giúp tăng niềm tin và uy tín của khách hàng và đối tác.
3. Tiết kiệm chi phí: Sử dụng phần mềm chữ ký số doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, do không cần phải in, ký và gửi các tài liệu trên giấy, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển và bảo quản tài liệu giấy.
4. Tiết kiệm thời gian: Sử dụng chữ ký số doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, do không cần phải đến trực tiếp để ký và gửi các tài liệu, từ đó giúp nâng cao năng suất làm việc của doanh nghiệp.
5. Tăng hiệu quả làm việc: Sử dụng chữ ký số doanh nghiệp giúp tăng hiệu quả làm việc của doanh nghiệp, do các tài liệu được ký và xử lý trực tuyến nhanh chóng và dễ dàng hơn, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho các quy trình kinh doanh.
6. Cập nhật thường xuyên chữ ký số: Chữ ký số có thời hạn sử dụng và cần được cập nhật định kỳ. Do đó, bạn cần cập nhật thường xuyên chữ ký số để đảm bảo tính hiệu quả của nó.
7. Tuân thủ quy định của pháp luật: Khi sử dụng chữ ký số, bạn cần tuân thủ quy định của pháp luật liên quan đến việc sử dụng chữ ký số. Bạn cần tìm hiểu và hiểu rõ các quy định để đảm bảo tuân thủ đúng.
8. Sử dụng phần mềm hỗ trợ chữ ký số: Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ chữ ký số sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và sử dụng chữ ký số của mình. Nên lựa chọn phần mềm đáng tin cậy và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
9. Đảm bảo tính tương thích: Bạn cần đảm bảo tính tương thích của chữ ký số của mình với hệ thống và phần mềm mà bạn sử dụng để đảm bảo tính hiệu quả của việc sử dụng chữ ký số.

VI. Điểm hạn chế giải pháp chữ ký số doanh nghiệp

Tuy nhiên, như bất kỳ công nghệ nào khác, chữ ký số cho doanh nghiệp cũng có một số hạn chế nhất định, bao gồm:

1. Chi phí dịch vụ: Doanh nghiệp bắt buộc phải mất một số chi phí khi đăng ký sử dụng phần mềm, bao gồm chi phí cho việc mua thiết bị USB Token/ SIM từ các tổ chức uy tín và chi phí cho việc triển khai và bảo trì hệ thống chữ ký số xuyên suốt quá trình sử dụng.
2. Yêu cầu kỹ thuật cao: Việc triển khai và sử dụng chữ ký số doanh nghiệp đòi hỏi người dùng có kiến thức kỹ thuật tốt, do đó người chủ sở hữu (giám đốc, người đại diện) cần đào tạo nhân viên hoặc thuê các đơn vị làm dịch vụ bên ngoài để thực hiện và quản lý thiết bị chữ ký số.
3. Khó khăn trong việc xử lý khẩn cấp: Việc sử dụng chữ ký số doanh nghiệp có thể tạo ra một số rắc rối khi cần xử lý các tình huống khẩn cấp, do yêu cầu sự xác thực và phê duyệt từ nhiều bên cũng mất nhiều thời gian, tuy nhiên so với ký tay + đóng dấu truyền thống thì vẫn là giải pháp hiệu quả gấp 5 lần.
4. Sự phụ thuộc vào độ tin cậy của nhà cung cấp: phải phụ thuộc vào độ uy tín của nhà cung cấp chứng thư số, do đó doanh nghiệp cần lựa chọn các nhà cung cấp uy tín và đáng tin cậy để đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu, hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Sự phức tạp trong việc sử dụng: Đôi khi việc sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp có thể gây ra sự phức tạp và khó khăn trong việc thực hiện các giao dịch trực tuyến, đặc biệt là với những người dùng chưa quen thuộc với công nghệ này. Tuy nhiên, nhà cung cấp hoặc đơn vị phụ trách có đội ngũ kỹ thuật viên hướng dẫn sử dụng từ A-Z cho từng người dùng.

Tóm lại, chữ ký số doanh nghiệp là một công nghệ rất hữu ích và có nhiều ứng dụng trong các giao dịch trực tuyến của doanh nghiệp, tuy nhiên cũng có những hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý để sử dụng hiệu quả và đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho dữ liệu.

VII. Doanh nghiệp nào nên hoặc không nên sử dụng chữ ký số 

Việc sử dụng hay không sử dụng phần mềm này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm kích thước, loại hình và quy mô của doanh nghiệp, tính chất của các giao dịch và hoạt động trực tuyến mà doanh nghiệp thực hiện, và chi phí và khả năng kỹ thuật của doanh nghiệp.

1. Doanh nghiệp nào nên sử dụng chữ ký số:

• Các doanh nghiệp thực hiện nhiều giao dịch trực tuyến, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến dữ liệu nhạy cảm hoặc tài sản quan trọng.
• Các doanh nghiệp muốn đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và xác thực cho dữ liệu và giao dịch của mình.
• Các doanh nghiệp muốn nâng cao uy tín và độ tin cậy trong các giao dịch trực tuyến của mình.
• Các doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong các giao dịch trực tuyến của mình.

2. Doanh nghiệp nào không nên sử dụng chữ ký số:

• Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy mô và hoạt động ít trong lĩnh vực trực tuyến có thể không cần sử dụng chữ ký số.
• Các doanh nghiệp không thường xuyên thực hiện các giao dịch trực tuyến hoặc các giao dịch không quan trọng về mặt tài chính hoặc dữ liệu.
• Các doanh nghiệp không có khả năng kỹ thuật hoặc tài chính để triển khai và bảo trì hệ thống chữ ký số.
• Các doanh nghiệp không muốn chịu chi phí cho việc triển khai và sử dụng chữ ký số.

Tóm lại, việc sử dụng phần mềm này phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, do đó doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận trước khi quyết định sử dụng hay không sử dụng công nghệ này.

==> Xem thêm: Dịch vụ chữ ký số khai hải quan điện tử

==> Xem thêm: Dịch vụ chữ ký số khai bảo hiểm xã hội

VI. Tổng kết và đề xuất

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về chữ ký số doanh nghiệp, đó là loại chữ ký được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh trên môi trường điện tử. Việc sử dụng ứng dụng này giúp doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tính bảo mật, tính xác thực và tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cũng đòi hỏi sự chú ý và cẩn trọng. Các doanh nghiệp nên luôn giữ bảo mật thông tin chữ ký số và cập nhật thường xuyên để tránh những rủi ro liên quan đến việc sử dụng chữ ký số nhé.