Xin chào quý khách hàng, Công Ty An Minh Luật là đại lý nhà cung cấp hóa đơn điện tử Softdreams (Easy-invoice) Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn thông báo xử lý hóa đơn sai sót trên phần mềm EasyInvoice Theo TT78 – NĐ123 đúng quy trình và hợp lệ.
Đây là nội dung được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời điểm đẩy mạnh chuyển đổi HĐĐT theo TT78 đầu năm 2021. Tất cả nội dung hướng dẫn sẽ dựa trên cách thông báo xử lý hóa đơn sai sót trong “Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn chứng từ” nha. Bây giờ cùng theo dõi bài viết chi tiết và áp dụng ngay nếu chưa biết cách xử lý nhé.
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Trạng thái hóa đơn điện tử EasyInvoice theo TT78
Như quý khách đã thấy, bên dưới đây là giao diện quản lý phần mềm hóa đơn điện tử Easyinvoice đang dùng. Đối với hóa đơn TT78 là hóa đơn có “Mã của cơ quan Thuế” nha. Khi ký phát hành hóa đơn thành công sẽ phát sinh 2 trạng thái cụ thể:
TH1: Trạng thái hóa đơn phát hành không hợp lệ (từ chối cấp mã)
Bên dưới đây là ảnh minh họa “Kết quả trả về của Thuế” là “Không hợp lệ” đồng nghĩa hóa đơn không có giá trị pháp lý.
Muốn biết lý do không hợp lệ, quý khách di chuột vào chữ “Không hợp lệ” xem lỗi sai định dạng dữ liệu là gì? Cụ thể trong ví dụ này là “Địa chỉ không được bỏ trống khi có mã số thuế người mua” chẳng hạn. Quý khách cần lưu ý lần sau tạo hóa đơn mới thì điền đầy đủ thông tin.
TH2: Trạng thái hóa đơn phát hành hợp lệ (có mã)
Với những hóa đơn hợp lệ như vậy sẽ có giá trị pháp lý và có mã của cơ quan Thuế gửi về sau khi ký phát hành hóa đơn.
Xử lý hóa đơn sai sót trên phần mềm EasyInvoice
Hóa đơn EasyInvoice chưa cấp mã phát hiện sai sót. Với những hóa đơn không được cấp mã của cơ quan Thuế, quý khách chỉ cần vào “Nghiệp vụ hóa đơn” => chọn “Hủy hóa đơn”
Tiếp theo tít chọn “Hóa đơn cần hủy” => kéo xuống phía dưới nhấn “Hủy” trên phần mềm là xong.
Hóa đơn EasyInvoice đã cấp mã phát hiện sai sót
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử EasyInvoice đã ký phát hành và được cơ quan Thuế cấp mã thành công nhưng phát hiện sai sót thì chia thành 2 trường hợp xử lý cụ thể như sau:
TH1: Xử lý sai sót hóa đơn EasyInvoice chưa gửi cho người mua
Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua bị sai sót.
A) Cách làm:
Với trường hợp này, người bán chỉ cần làm thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice => Sau đó gửi yêu cầu thông báo sai sót lên cơ quan Thuế => Tiếp theo thực hiện “Hủy” tờ hóa đơn sai sót trên phần mềm EasyInvoice => Kế đến lập hóa đơn mới, ký phát hành và gửi lại cho khách hàng là xong.
B) Các bước thực hiện:
Trước tiên phải tít chọn 1 hoặc nhiều tờ hóa đơn có sai sót (giống nhau) => Sau đó nhấn chọn “Thông báo hóa đơn sai sót” như hình minh họa.
Tiếp đến điền thông tin vào các trường trống trên giao diện:
- Người nộp thuế: CÔNG TY ABCD
- Mã số thuế – Mã đơn vị quan hệ ngân sách: 0345392323
- Tỉnh/thành nơi lập: Hà Nội
- Loại: Thông báo hủy giải trình NNT
- Tính chất thông báo: Hủy
- Lý do: Sai thông tin người mua, địa chỉ
=> Sau khi điền xong tít chọn “Gửi thông báo” => chọn chứng thư số => nhập mã PIN Token => nhấn “OK” để gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử EasyInvoice là thành công.
=> Khi gửi xong, muốn kiểm tra phần thông báo sai sót hóa đơn đã được cơ quan Thuế chấp nhận chưa thì quý khách vào phần “Lịch sử giao dịch” trên phần mềm Easyinvoice
=> Tại trường Thông điệp chọn “Thông báo HĐ sai sót” sau đó nhấn “Tìm kiếm” (nếu nhớ được ngày/tháng/năm cũng như số hóa đơn chính xác thì nhập thêm các trường vào để tra cứu nhanh hơn)
=> Chọn đúng hóa đơn, click vào “kết quả trả về” (hình con mắt) để view chi tiết thông báo từ cơ quan Thuế với lệnh yêu cầu xử lý sai sót hóa đơn điện tử EasyInvoice.
=> Trạng thái “TCT tiếp nhận thành công” thì quý khách có thể vào “Hủy” hóa đơn sai sót và xuất lại tờ mới gửi người mua rồi nhé.
TH2: Hóa đơn EasyInvoice có mã đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót
2.1 Sai sót nội dung không quan trọng:
A) Cách làm:
Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
B) Các bước thực hiện:
=> Tiếp tục vào “Quản lý hóa đơn” => chọn “Danh sách hóa đơn” => Tít chọn “Hóa đơn sai sót” => chọn “Thông báo HĐ sai sót” để chuyển sang trang nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Điền đầy đủ các trường thông tin yêu cầu. Riêng mục tính chất thông báo phải chọn “Giải trình” nhé. Ở mục lý do cần nêu rõ sai sót (ví dụ: Địa chỉ sai là ABCD – Địa chỉ đúng là DCBA) => Tiếp theo nhấn “Gửi thông báo” và ký điện tử bằng chữ ký số để gửi mẫu lên cơ quan Thuế phê duyệt.
Tiếp theo kiểm tra thông báo sai sót hóa đơn điện tử EasyInvoice trong “Lịch sử giao dịch’ đã được thuế chấp nhận chưa? Có thông báo tiếp nhận thành công, bước tiếp theo quý khách vào lại “Quản lý hóa đơn” trên phần mềm EasyInvoice => chọn “Danh sách thông báo HĐ sai sót” như hình minh họa.
Nhập các thông tin tra cứu (mẫu số, số hóa đơn, mã cơ quan Thuế, ngày tạo – ngày phát hành,…) nhấn “Tìm kiếm” để tìm tờ hóa đơn điện tử EasyInvoice vừa gửi thông báo sai sót. Khi Thuế đã tiếp nhận thành công, click vào “Chi tiết/xem mẫu” sẽ có mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT
Kiểm tra lại thông tin có trên thông báo đã chính xác chưa. Nếu đúng thì chỉ cần tải file PDF hoặc In thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm EasyInvoice (Softdreams) về và gửi cho người mua là xong (đối với trường hợp sai sót thông tin không quan trọng)
2.2 Hóa đơn EasyInvoice sai sót nội dung quan trọng:
Trường hợp hóa đơn cấp mã đã gửi cho người mua và bị phát hiện sai sót: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Trường hợp này người lập phải thống nhất với người mua lập xử lý hóa đơn sai sót theo tính chất Hóa đơn điều chỉnh hay Hóa đơn thay thế nha.
2.2.1 Thông báo sai sót hóa đơn “điều chỉnh”
A) Cách làm
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành có sai sót. Trường hợp người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
B) Các bước thực hiện
Tên giao diện phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice chọn danh mục “NGHIỆP VỤ HÓA ĐƠN” => chọn “Điều chỉnh hóa đơn”
Bây giờ quý khách cần tìm kiếm hóa đơn muốn điều chỉnh trên phần mềm. An Minh Luật chỉ hướng dẫn điều chỉnh cho hóa đơn thông tư 78 không cần dải trên phần mềm Easyinvoice
- Mẫu số: 1C21TAB (Ký hiệu hóa đơn TT78 của công ty)
- Số hóa đơn: 0 (số hóa đơn cần điều chỉnh)
- Loại hóa đơn liên quan: Hóa đơn điện tư theo nghị định 123/2020 NĐ-CP
- Kiểu điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh tăng/ giảm/ thông tin
Tiếp theo nhấn “Điều chỉnh hóa đơn” trên phần mềm EasyInvoice thì sẽ hiện ra thông tin để người lập ghi rõ sai sót => sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót trên phần mềm EasyInvoice và phát hành như bình thường là đúng nhé.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” thì mới hợp lệ và đúng nghiệp vụ nha.
2.2.1 Thông báo sai sót hóa đơn “thay thế”
A) Cách làm
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Trường hợp người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn sai sót.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Tiếp theo người bán gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
B) Các bước thực hiện
Tên giao diện phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice chọn danh mục “NGHIỆP VỤ HÓA ĐƠN” => chọn “Thay thế hóa đơn”
Thực hiện tìm kiếm hóa đơn cần thay thế. Tương tự như hóa đơn điều chỉ, An Minh Luật chỉ hướng dẫn là nghiệp vụ thay thế cho hóa đơn thông tư 78 không cùng dãi như sau:
- Mẫu số: 1C22TDR (ký hiệu hóa đơn bên bán)
- Số hóa đơn: 0 (nhập số hóa đơn là 0)
- Loại hóa đơn liên quan: Hóa đơn điện tư theo nghị định 123/2020 NĐ-CP
Tiếp theo nhấn “Thay thế hóa đơn” phần mềm EasyInvoice sẽ chuyển sang trang lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn sai sót. Chỉ cần ghi rõ nội dung thay thế và phát hành hóa đơn (có mã cơ quan Thuế) và gửi cho người mua là được.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” thì mới hợp lệ.
2.3 Hóa đơn EasyInvoice sai sót ngành hàng không
Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các dưới dạng hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Tạm kết
Trên đây là nội dung hướng dẫn thông báo xử lý hóa đơn sai sót có mã của cơ quan Thuế theo TT78 – NDD32 trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice (Softdreams) cơ bản nhất. Quý khách có thắc mắc cần hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ kỹ thuật viên An Minh Luật qua thông tin sau đây:
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
- Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, Phường 15, Q.Tân Bình, HCM
- Hotline: 0968.458.575 (Nguyễn An)
- Email: [email protected]
- Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
){kind=link}