NỘI DUNG

Kiến thức doanh nghiệp

Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? || An Minh Luật

4.7/5 - (39 bình chọn)

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định tất cả các tổ chức/ doanh nghiệp đang hoạt động bắt buộc chuyển đổi từ Hóa đơn giấy sang sử dụng Hóa đơn điện tử đúng theo chỉ thị của cơ quan Thuế, thời gian triển khai được kéo dài đến hết ngày 01/07/2021 nếu không sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp đã triển khai áp dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) rồi thì chắc đã hiểu rõ được khái niệm, lợi ích và những nghiệp vụ liên quan trong xử lý loại hóa đơn này. Nhưng hiện tại có đến hơn 70% các doanh nghiệp đang hoạt động chưa có dấu hiệu muốn chuyển đổi hóa đơn giấy sang HĐĐT vì nhiều lý do khác nhau như: tính bảo mật, khả năng lưu trữ, khó khăn sử dụng phần mềm,…hoặc chưa biết cách chuyển đổi như thế nào cho hợp lê.

Vì vậy, An Minh Luật đã soạn ra bài viết gần 5000 từ này để khái quát hết những thông tin trọng tâm về Hóa đơn điện tử gửi đến quý khách hàng. Kèm theo đó An Minh Luật cũng gợi ý thêm TOP 7 nhà cung cấp phần mềm HĐĐT tốt nhất – uy tín – giá rẻ nhất hiện nay để cùng tham khảo qua trước khi quyết định chọn 1 đơn vị đồng hành với doanh nghiệp mình suốt thời gian về sau.

Các thông tin và khái niệm trong bài viết chúng tôi lược bỏ các từ ngữ chuyên ngành để người đọc dễ tiếp cận và nắm bắt nội dung mạch lạc hơn. Cùng đi vào chi tiết nội dung nhé!

HIỂU THẾ NÀO VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?  

Hóa đơn điện tử được nói đến ở đây là hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT). Trước đây doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn giấy là Hóa đơn tự inHóa đơn đặt in

📌​Hóa đơn đặt in: với loại hóa đơn này người dùng phải ra tiệm in (có chức năng in hóa đơn) đặt in một cuốn/tập, bên trong sẽ có những tờ giấy than chia theo liên (liên 1 – liên 2 – liên 3) người bán chỉ cần ghi thông tin ký tên đóng dấu và phát hành.

📌​Hóa đơn tự tin: trong doanh nghiệp sẽ có phần mềm tự in hóa đơn với mẫu hóa đơn tự thiết kế và cũng chia theo liên 1 – liên 2 – liên 3. Người xuất hóa đơn chỉ cần ghi thông tin trên phần mềm sau đó in ra, ký tên, đóng dấu và phát hành.

Hóa đơn điện tử là gì? cũng là một dạng hóa đơn nhưng được mã hóa tất cả dữ liệu đồng bộ trên môi trường điện tử. Người dùng chỉ cần truy cập vào trang website nhà cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử sau đó cắm thiết bị Token (chữ ký số: đây là chữ ký điện tử có chức năng thay thế chữ ký tay giám đốc và con dấu doanh nghiệp, chỉ sử dụng trong môi trường điện tử) vào máy tính. Người xuất nhập thông tin cần thiết trên hóa đơn sau đó nhấn vào ô “Ký điện tử” thì lúc này một tờ hóa đơn điện tử sẽ được phát hành dưới dạng bản mềm.
Mã hóa đơn điện tử đẹp
Mã hóa đơn điện tử đẹp

Với bản file mềm sẽ có hai định dạng là file PDFXML. Người phát hành hóa đơn sẽ gửi cho người nhận file mềm qua Email, Facebook, Zalo, Driver,… lúc này người nhận phải tải hóa đơn về sau đó lưu trữ trên phần mềm hoặc in ra lưu trữ trong tệp hồ sơ của mình.

Lưu ý: Bản file mềm này đã được cả người phát hành và người nhận đều không cần phải ký tên, đóng dấu. Hóa đơn file mềm cũng chỉ có 1 liên duy nhất, không có thêm liên 1 – liên 2 – liên 3 như Hóa đơn tự in & Hóa đơn đặt in nha. Đây cũng chỉ được xem là bản thể hiện cho tờ hóa đơn điện tử được lưu trữ trên phần mềm của nhà cung cấp.

Xem thêm: Chữ ký số là gì? chức năng chữ ký số bạn cần biết.

Trên mỗi tờ hóa đơn điện tử sẽ được gán định danh 1 mã tra cứu, người dùng có thể sử dụng mã này để tra cứu được tờ hóa đơn gốc trên website. Như vậy thì hóa đơn điện tử rất khó bị mất hoặc hư hỏng như hóa đơn giấy trước kia.

DÙNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ LỢI ÍCH GÌ?

Với vài chi tiết nêu trên thì người dùng có thể thấy được những lợi ích tối thiểu của Hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp như:

Thứ 1: Chúng ta không sẽ tiết kiệm được chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn. 

Thứ 2: Không sợ mất liên 1 – liên 2 – liên 3 như hóa đơn giấy, không phải suy nghĩ liên 1 giao cho ai, liên 2 giao chi ai, liên 3 giao cho ai nữa.

Thứ 3: Không cần thực hiện việc gửi hóa đơn cho người mua ký và gửi ngược lại người bán. Việc này có thể giảm thiểu thời gian, ít tốn công sức, giảm rủi ro hư hỏng thất lạc hóa đơn.

Thứ 4: Việc tra cứu thông tin hóa đơn chỉ cần vài thao tác trên phần mềm nhà cung cấp là có thể truy xuất dữ liệu đúng ngày, giờ, thứ tự,…

Thứ 5: Phần mềm được đơn giản hóa để giao diện thân thiện và dễ dàng thao tác hơn cho người mới qua sự hướng dẫn của nhân viên đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử.

Thứ 6: Giá cước đăng ký cho số lượng hóa đơn rất rẻ (tiết kiệm 70% so với hóa đơn giấy) và được tặng kèm ưu đãi khi mua chữ ký số, phần mềm bảo hiểm xã hội, phần mềm kế toán,…

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ KHÓ DÙNG KHÔNG?

Đây là câu hỏi phổ biến mà An Minh Luật nhận được, hầu hết đối tượng là các cô/chú hoặc anh/chị không rành về máy tính sẽ thắc mắc là sử dụng hóa đơn điện rắc rối, phức tạp quá thì người thường làm sao có thể dùng được? trong khi hóa đơn giấy chỉ cần ghi thông tin ký cái tên, đóng con dấu là xong.

Hóa đơn điện tử có dễ sử dụng không
Hóa đơn điện tử có dễ sử dụng không

An Minh Luật khuyên người dùng nên an tâm, bớt lo lắng về vấn đề đó. Vì nhà cung cấp đã tối giản các trường thông tin hiển thị trên phần mềm một cách đơn giản và ngôn ngữ chính là Tiếng Việt dưới sự hỗ trợ tận tình của kỹ thuật viên cam kết sau 1h-2h là có thể nắm được cách phát hành một tờ hóa đơn điện tử hợp lệ rồi.

Hiện nay thì một số nhà cung cấp đã cho ra tính năng vượt trội hơn là người dùng có thể phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại (smartphone) một cách rất dễ dàng, rất tiện cho người dùng không rành về thao tác trên máy tính. 

Người dùng cũng không phải lo lắng về việc cài đặt các phần mềm, ứng dụng, công cụ hỗ trợ trên máy tính như thế nào? bên bộ phận nhà cung cấp sẽ cài đặt miễn phí cho người dùng tất cả đến khi hoàn thiện. Việc của người dùng là nhớ tài khoản đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tửtài khoản đăng nhập chữ ký số là được.

tư vấn an minh luật

Thật ra việc áp dụng hóa đơn điện tử đó là một xu thế tất yếu song song với sự phát triển hóa học công nghệ. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức cho người dùng rất nhiều trong việc khai thuế, ký tên, lưu trữ, bảo quản HĐĐT. Tất cả thao tác nghiệp vụ chúng ta đều có thể thực hiện trên phần mềm Online 100%. Vì vậy không cần lo lắng việc sử dụng hóa đơn điện tử có khó khăn hay gây bất lợi cho doanh nghiệp nữa nhé. Nếu doanh nghiệp nào đang còn sử dụng hóa đơn giấy thì hãy chuyển ngay về hóa đơn điện tử, vì công văn bắt buộc chính thức áp dụng hóa đơn điện tử 01/11/2020 có hiệu lực rồi đấy.

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ NỘI DUNG GÌ?

Hóa đơn điện tử được chấp nhận khi có đầy đủ các nội dung cơ bản sau đây:

  • Tên loại hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, số thứ tự.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  • Tên sản phẩm, hàng hóa,dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
  • Có chữ ký điện tử của người bán (trong đó hóa đơn phải hiển thị đầy đủ ngày/tháng/năm ngày lập và gửi hóa đơn cho người mua) đúng theo quy định của nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số.
  • Hóa đơn điện tử mẫu mặc định là Tiếng Việt. Trường hợp phát sinh thêm hóa đơn 2 ngôn ngữ (Tiếng Việt/Tiếng Anh) thì phải đặt ngôn ngữ thứ 2 vào trong dấu ngoặc đơn (…)
  • Con số hiển trị trên hóa đơn phải là những số tự nhiên từ 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỉ, nghìn tỉ,… trên mẫu phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
  • Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính. Nội dung quy định người dùng có thể tham khảo Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử nhé.

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ NHỮNG LOẠI NÀO?

Đối với hóa đơn giấy trước kia có những loại nào thì hóa đơn điện tử cũng đầy đủ các loại đó, cụ thể như sau:

1. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (hóa đơn VAT)

Đây là hóa đơn điện tử phổ biến được cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp bên người bán gửi cho người mua để nộp thuế khấu trừ. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng còn được gọi là hóa đơn VAT.

2. Hóa đơn điện tử bán hàng/xuất khẩu

Hóa đơn bán hàng tương tự như hóa đơn giấy, cũng được chia thành hai loại là hóa đơn điện tử bán hàng trực tiếp và hóa đơn điện tử xuất khẩu.  

📌Hóa đơn điện tử bán hàng trực tiếp: hóa đơn loại này sẽ tính thuế giá trị gia tăng trực tiếp lên sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong nước hoặc các khu phi thuế quan ( là khu vực Kinh tế thuộc vùng lãnh thổ Việt Nam, hoạt động kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan của Cơ quan Hải quan và các Cơ quan liên quan đến hàng hóa sản phẩm dịch vụ,..) hay trường học.

📌Hóa đơn điện tử xuất khẩu: hóa đơn loại này chỉ tổ chức trong các khu phi thuế quan (Hải quan) mới được lưu thông sử dụng cho các sản phẩm, hàng hóa lưu thông từ ngoài vào nội địa hoặc xuất khẩu từ nội địa ra nước ngoài theo quy định pháp luật về thương mại.

3. Hóa đơn điện tử dạng Tem, vé, phiếu thu tiền

Loại này không phổ biến và áp dụng cho các ngành hàng dịch vụ đặc biệt theo quy định cơ quan Thuế như: thu cước vận chuyển hàng không, Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,..

4. Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Hóa đơn này chỉ áp dụng cho các cơ quan, tổ chức có giao dịch buôn bán các loại tài sản công trong cơ quan nhà nước như: tài sản kết cấu cơ sở hạ tầng, dự án có vốn đầu tư nhà nước,… Đương nhiên loại hóa đơn này phải do Bộ Tài Chính ban hành và có mẫu để người lập thực hiện theo.

5. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia 

Là loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng dự trữ quốc gia lập và thực hiện ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định.

6. Hóa đơn điện tử chuyển đổi

Người lập hóa đơn điện tử sau khi ký phát hành hóa đơn thành công sẽ gửi hóa đơn chuyển chuyển đổi (hóa đơn đã sao y hóa đơn gốc) cho người mua. Hóa đơn chuyển đổi phải thỏa điều kiện sau đây: 

  • Tất cả nội dung trên hóa đơn gốc điều hiển thị trên hóa đơn chuyển đổi.
  • Phải có ký hiệu riêng xác nhận rằng đã được chuyển đổi từ hóa đơn gốc.
  • Người chuyển đổi hóa đơn phải ký điện tử và ghi rõ họ tên trên mẫu chuyển đổi .

7. Hóa đơn điện tử có mã xác thực cơ quan Thuế

Là loại hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế. Bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Tổ chức, doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn này. Loại hóa đơn này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro về Thuế do Cơ Quan Thuế bắt buộc sử dụng.

SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CẦN THỎA ĐIỀU KIỆN GÌ?

Theo khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC không phải cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được. Dưới đây là 6 điều kiện bắt buộc cần phải đáp ứng trước khi đăng ký: 

  • Phải là đơn vị (cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp) đã và đang thực hiện khai Thuế hoặc đang sử dụng giao dịch điện tử trong ngân hàng tại Việt Nam.
  • Phải có địa điểm, đường truyền internet, thiết bị ký số,…để cơ quan quản lý dễ dàng kiểm soát và người dùng bảo quản lưu trữ hóa đơn điện tử. 
  • Phải đảm bảo rằng người chịu trách nhiệm cho việc tạo lập phát hành hóa đơn phải có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ xử lý sai sót khi có lỗi xảy ra.
  • Người phát hành hóa đơn phải đăng ký chữ ký số tại nhà cung cấp đã được cơ quan Thuế phê duyệt hoạt động.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Việc này giúp dữ liệu sẽ kết xuất tự động từ phần mềm hóa đơn điện tử sang phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. 
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu. Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CẦN ĐIỀU KIỆN GÌ?

Thông tư 32/2011/TT-BTC các tổ chức trung gian (nhà cung cấp) dịch vụ hóa đơn điện tử cần những điều kiện sau đây:

Thứ 1: Trước tiên tổ chức trung gian phải là doanh nghiệp có giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư được cấp phép hoạt động tại lãnh thổ nước Việt Nam. Ngành nghề đăng ký kinh doanh thuộc lĩnh vực CNTT (công nghệ thông tin) hoặc đơn vị trung gian là ngân hàng được cấp phép cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử được nhà nước phê duyệt.

Thứ 2: Theo quy định tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ HĐĐT phải có chương trình khởi tạo, lập hóa đơn, gửi hóa đơn trên môi trường internet đáp ứng tiêu chuẩn mà nhà nước quy định.

Thứ 3: Đã hoặc đang vận hành triển khai một số giải pháp công nghệ thông tin trong việc truyền và xử lý dữ liệu môi trường điện tử giữa các tổ chức và doanh nghiệp với nhau và đạt hiệu quả cao và chưa phát sinh lỗi. 

Thứ 4: Phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp ra phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ liên quan về ngành theo quy định của pháp luật.

Thứ 5: Phần mềm có khả năng kiểm soát, ngăn chặn các hành vi truy cập bất hợp pháp có ý định tấn công thu thập dữ liệu người dùng toàn diện nhất, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể ảnh hưởng xấu đến người dùng.

Thứ 6: Phần mềm cung cấp phải có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu đề phòng các sự cố dữ liệu người dùng bị mất mà không rõ nguyên do.

Thứ 7: Tất cả các thông điệp truyền tải giữa người phát hành và người nhận hóa đơn phải được lưu trữ trên hệ thống một cách chính xác theo từng giây, từng phút, từng giờ.

Thứ 8: Cứ 2 quý (6 tháng) tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phải làm báo cáo với cơ quan Thuế trình bày các nội dung liên quan như sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp HĐĐT của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

Quy trình cơ bản mà tổ chức/ doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải nắm rõ để việc thực hiện đăng ký diễn ra thuận lợi hơn.

1. Hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT cần thiết

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm: 

  • Mẫu hóa đơn điện tử (do tổ chức trung gian thiết kế)
  • Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (tải mẫu có sẵn trên internet)
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (tạo mẫu và nộp phát hành online)

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:

  • Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
  • Quyết định áp dụng HĐĐT theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2019/TT-BTC)
  • Tạo hóa đơn mẫu theo đúng định dạng gửi người mua, có chữ ký số.

Hồ sơ chuẩn bị đầy đủ thì doanh nghiệp có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn theo hai cách sau:

  • Nộp Online tại qua website thuedientu.gdt.gov.vn
  • Nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế quản lý của doanh nghiệp.

Mỗi khu vực sẽ có cách tiếp nhận tờ khai thông báo phát hành hóa đơn khác nhau. Có một số tỉnh thành chỉ chấp nhận nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn bằng giấy chứ không duyệt khi nộp thông báo phát hành online. Vì vậy trước khi làm thông báo nên liên hệ với cơ quan Thuế quản lý xem rằng doanh nghiệp phải nộp thông báo theo hình thức nào là đúng nhé.

Lưu ý: Hiện nay thì thời gian xét duyệt thông báo phát hành được rút ngắn từ 2-3 ngày. Doanh nghiệp sau 2-3 ngày có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

tư vấn an minh luật

2. Nộp thông báo phát hành sử dụng hóa đơn qua mạng

Bước 1: Hồ sơ nộp thông báo sẽ gồm: mẫu hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn chuyển đổi, quyết định sử dụng hóa đơn đã ký đóng dấu, thông báo phát hành hóa đơn đã ký đóng dấu. Các file này đều là file mềm người dùng có thể trực tiếp nộp hoặc nhờ trợ giúp của nhân viên hỗ trợ đăng ký. 

Bước 2: Nộp tờ khai thông báo phát hành hóa đơn qua tài khoản Thuế điện tử. 

Bước 3: Đính kèm phụ lục tờ khai thông báo phát hành hóa đơn. File phụ lục phải là file định dạng word và bao gồm: hình mẫu hóa đơn điện tử, hình mẫu hóa đơn chuyển đổi, hình quyết định sử dụng hóa đơn đã ký, hình thông báo phát hành hóa đơn đã ký. Lưu ý file này không quá 5 MB.

Bước 4: Sau khi nộp thông báo phát hành hóa đơn, Cơ quan thuế tiếp nhận, duyệt tờ khai thông báo phát hành hóa đơn và đăng tải kết quả sau 2 – 3 ngày. Doanh nghiệp có thể chủ động tra cứu kết quả duyệt thông báo phát hành theo đường link sau: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html

Xem thêm: Các bước nộp báo phát hành hóa đơn điện tử trên Thuế

Lưu ý: Sẽ có trường hợp hồ sơ thông báo phát sinh lỗi dẫn đên từ chối duyệt. Lúc này chi cục Thuế quản lý sẽ gửi Email có kèm nội dung điều chỉnh lại hồ sơ cho chính xác. Người nộp chỉ việc chỉnh sữa sau đó thực hiện lại các bước như trên và chờ duyệt.

3. Tra cứu hóa đơn được duyệt thành công, cho phép sử dụng hay chưa?

Tra cứu HĐĐT GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.

  • Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
  • Trường hợp 2: Trước khi hạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

Thông tin trên website https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Xem thêm: Cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên Thuế

ĐƠN VỊ TRUNG GIAN CUNG CẤP PHẦN MỀM HĐĐT UY TÍN

nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Một số cái tên được liệt kê dưới đây là các tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử có độ chính xác, tính ổn định cao và hỗ trợ tốt nhất mà An Minh Luật đã sử dụng qua. Nếu khách hàng cần tư vấn báo giá có thể liên hệ AML để nhân viên hỗ trợ chọn gói cước và đăng ký nhanh nhất.

THÔNG TIN LIÊN QUAN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHO KẾ TOÁN

Trong quá trình sử dụng HDDT, để nắm rõ được các quy định, quy trình nghiệp vụ trong quá trình sử dụng hóa đơn, kế toán doanh nghiệp cần tìm hiểu một số điều sau đây.

1. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy song song hóa đơn điện tử không?

Hiện tại vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử song song với nhau nhưng phải đảm bảo đúng nghiệp vụ: 

  • Nếu cùng một nghiệp vụ phát sinh doanh thu nghiêm cấm xuất hóa đơn theo cả hai hình thức cùng lúc. Ví dụ: Nghiệp vụ ABC đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được xuất bằng hóa đơn đặt in, tự in và ngược lại.
  • Hai loại hóa đơn này phải sử dụng cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khác nhau. Ví dụ: Mặt hàng ABC sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng DEF có thể sử dụng hóa đơn giấy.

2. Trên hóa đơn điện tử không có ngày ký có được xem là hợp lệ không?

Theo quy định thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc có ngày ký nhưng phải hiển thị được ngày lập hóa đơn. Nhưng dựa theo thời điểm người bán xuất hóa đơn chính là thời gian chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho người mua theo thực tế ngày lập và ngày ký phải trùng nhau (nếu không trùng tất nhiên hóa đơn đã sai không hợp lệ và chắc chắn bị xử phạt nếu cơ quan Thuế truy cứu). Hiện tại có một số nhà cung cấp mới khi xây dựng phần mềm chưa được chỉnh chu nên có thể sai xót trong nghiệp vụ này, ví dụ như Phần mềm hóa đơn điện tử AZ-invoice (LCD VIỆT NAM) khách hàng đã bị lỗi ngày ký hóa đơn và ngày lập không trùng nhau khi tra cứu trên file XML.

Hóa đơn điện tử AZ-Invocie sai ngày ký và ngày ngày lập
Hóa đơn điện tử AZ-Invocie sai ngày ký và ngày ngày lập

Vì vậy trước khi đăng ký sử dụng của nhà cung cấp nào nên tìm hiểu thật kỹ về phần mềm HĐĐT cũng như đánh giá của người dùng trước đó bằng cách tham gia các hội nhóm trao đổi nghiệp vụ về hóa đơn điện trên facebook, forum,… để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất.

3. Định dạng tờ hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC hóa đơn điện tử được chấp nhận ở hai định dạng là hóa đơn điện tử file XML hoặc file PDF, mỗi định dạng sẽ sử dụng với mục khác nhau.

4. Hóa đơn điện tử có được đính kèm bảng kê không

Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử bắc buộc phải có danh mục hàng chứ không được phép gửi kèm bản kê bằng giấy như hóa đơn giấy trước kia.

Nếu hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy có số dòng (sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ) nhiều hơn số dòng mặc định có trên hóa đơn điện tử thì nên liên hệ nhà cung cấp để hướng dẫn thao tác chuyển đổi. Còn riêng về hóa đơn điện tử sẽ không giới hạn số dòng của hóa đơn nên không cần gửi kèm bảng kê cho người mua.

5. Có được phép chừa số hoặc ký lùi ngày trên hóa đơn điện tử không?

Người sử dụng cần xem chi tiết quy định về việc lùi ngày ký và chừa số hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16. Theo đó hóa đơn điện tử sẽ không được phép ký lùi ngày hay chừa số hóa đơn. Hầu hết các phần mềm cho phép ký lùi ngày/ chừa số hóa đơn điều chưa được chi cục Thuế phế duyệt. Khi người dùng sử dụng phần mềm của các nhà cung cấp này rất nhiều rủi ro xảy ra nếu cơ quan Thuế vào cuộc rà soát.

6. Người lập và người nhận gửi hóa đơn cho nhau bằng cách nào?

  • Trên phần mềm nhà cung cấp sẽ tích hợp tính năng gửi Email/SMS tự động. Người lập chỉ việc ký phát hành hóa đơn là người mua có thể nhận được ngay sau 1 giây.
  • Người phát hành hóa đơn có thể gửi link tra cứu tờ hóa đơn điện tử cho người mua. Người mua có thể tra cứu hóa đơn theo link và tải về máy lưu trữ theo định dạng file PDF/XML đều được.

7. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Trích dẫn các điều khoản có trong Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nói về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định là kể từ ngày 01/07/2022 áp dụng cho tất cả tổ chức/doanh nghiệp đang hoạt động trên lãnh thổ nước Việt Nam.

Khoản 2: Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.

Khoản 3: Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Khoản 4: Bãi bỏ khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.

Xem thêm: Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Hóa Đơn

LỜI KẾT

Bên trên là chia sẻ của An Minh Luật về việc sử dụng Hóa Đơn Điện Tử. Hy vọng bài viết chi tiết này sẽ giúp giải đáp được nhiều thắc mắc về HĐĐT cho doanh nghiệp. Nếu muốn được tư vấn cặn kẽ hơn có thể liên hệ tổng đài Hóa Đơn Điện Tử An Minh Luật qua Hotline: 0968.45.85.75 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua Email: [email protected]

tư vấn an minh luật

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÁP LÝ AN MINH LUẬT
📌Địa chỉ: 46 Đường HT45, P. Hiệp Thành, Q.12, TP. Hồ Chí Minh
☎Điện thoại: 0968.45.85.75
📧Email: [email protected]
🌏Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
📲Facebook: An Minh Luật

5 1 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments