Hiện tại người dùng cần ký số điện tử file PDF thường sử dụng 2 phần mềm hỗ trợ chính là Foxit PDF Reader và Adobe PDF Reader. Trên website An Minh Luật đã có bài viết hướng dẫn cách ký file PDF bằng chữ ký số qua Foxit Reader rồi (mọi người tham khảo Tại Đây) Còn riêng bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ký file PDF bằng Adobe Reader XI & Adobe Acrobat DC Pro chi tiết nhất.
Hiện tại các tài liệu/ hợp đồng/ đăng ký dịch vụ đã dần chuyển sang lưu trữ – truyền nhận theo phương thức điện tử. Cá nhân/ tổ chức/ doanh nghiệp có thể sử dụng thiết bị chữ ký số (USB Token) do các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng cấp phát. Vậy nên ngay từ bây giờ cần học cách ký file PDF bằng Adobe Reader XI & Adobe Acrobat DC Pro để hỗ trợ công việc tốt hơn nhé.
==> Xem thêm: Cách ký file PDF bằng chữ ký số EFY-CA
==> Xem thêm: Cách ký file PDF bằng chữ ký số Vina-CA
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Hướng dẫn ký file PDF bằng chữ ký số trên Adobe
Hiện tại Adobe đã có 2 phiên bản khác nhau, cách ký điện tử trên file PDF cũng có sự khác biệt. Vì vậy để thuận tiện cho mọi người thì chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo chữ ký số trên file PDF bằng cả 2 phiên bản Adobe Reader XI & Adobe Acrobat DC Pro luôn nhé.
Mọi người có thể tham khảo cách tải & cài đặt phần mềm đọc file PDF Adobe này trên Youtube hoặc các website download. Chỉ cần sử dụng bản miễn phí (không cần trả phí) vẫn đầy đủ tính năng hỗ trợ cần thiết rồi nha.
Hướng dẫn cách ký file PDF bằng Adobe Reader XI
=> Mở phần mềm Adobe PDF Reader XI đã cài đặt trên máy tính. Nhấn vào “My computer..” tìm file cần ký.
=> Trong thư mục máy tính chọn file PDF muốn ký điện tử sau đó nhấn “Open”
=> Khi file PDF được mở lên trên phần mềm Adobe Reader XI người dùng phải xác định vị trí cần ký điện tử.
=> Trên cùng bên phải chọn “Fill & Sign” tiếp theo click vào “Word with Certificates”
=> Click tiếp vào “Sign with Certificate”
=> Phần mềm Adobe Reader hiển thị hộp thoại thông báo bên dưới, nhấn “Drag New Signature Rectangle…”
=> Lúc này con trỏ chuột chuyển sang dấu (+) hãy di chuyển xuống vị trí cần ký quét chọn vùng ký hợp lý rồi nhả chuột ra.
=> Hộp thoại setup cấu hình chữ ký số điện tử trên Adobe PDF Reader XI như sau:
- B1: Chọn đúng chứng thư số doanh nghiệp ký file
- B2: Setup mẫu chữ ký, tích chọn để khóa file PDF
- B3: Nhấn “Sign” thực hiện lệnh ký điện tử trên file
=> Phần mềm yêu cầu người ký đặt lại tên file (file đã có chữ ký số dùng để gửi khách hàng) sau đó nhấn “Save”
=> Nhập mã PIN Token (ví dụ: chữ ký số NCCA mã PIN: 12345678) sau đó nhấn “Đăng nhập”
=> Lúc này trên file PDF đã hiển thị chữ ký điện tử ký bằng chữ ký số NCCA như hình bên dưới.
=> Để kiểm tra lại thông tin chứng thư số, click vào chữ ký điện tử sau đó chọn “Signature Properties…” khi hộp thoại hiển thị.
=> Nhấn “Show Signer’s Certificate…”
=> Trên đây chỉ cần kiểm tra lại thông tin chứng thư số: tên tổ chức, tên công ty, thời hạn chứng thư, thời điểm ký….
=> Như vậy cách ký file PDF bằng Adobe Reader XI đã hoàn thành. Bây giờ chỉ cần gửi file đã ký đến người nhận và hướng dẫn họ cách tra cứu chứng thư là xong nhé.
Cách ký điện tử file PDF bằng Adobe Acrobat DC Pro
Ở phiên bản này khi cài đặt phần mềm thường chỉ cho sử dụng miễn phí 7-14 ngày. Chính vì thế một số trường hợp cần phải gỡ đi cài lại khá mất thời gian. Nhưng nhìn chung Adobe Acrobat DC Pro cũng là ứng dụng hỗ trợ đọc file & ký số điện tử PDF khá tốt nên dùng nếu không sài Foxit Reader nhé.
=> Khi xem xong video hướng dẫn thì đa số mọi người cũng biết cách ký điện tử file PDF trên Adobe Acrobat DC Pro như thế nào rồi. Để chi tiết hơn thì bên dưới đây An Minh Luật có hình ảnh minh họa thao tác các bước thực hiện mọi người kiểm tra lại nhé.
=> Mở file PDF bằng Adobe Acrobat Pro CD (hình minh họa)
=> Bên thanh menu công cụ chọn “Certificates”
=> Ở menu ngang bên trên chọn “Digtally Sign”
=> Sau đó di chuyển con trỏ chuột xuống vị trí hiển thị chữ ký, thực hiện quét chọn vùng ký và thả chuột ra.
=> Hộp thoại setup mẫu chữ ký điện tử trên Adobe Acrobat Pro CD hiện ra, mọi người cấu hình như cách 1 hoặc để mặc định rồi nhấn “Sign”
=> Chọn đúng chứng thư số của doanh nghiệp sau đó nhấn “Continue”
=> Tiếp đến chọn thư mục lưu trữ file đã ký điện tử, đặt lại tên file không trùng file gốc, nhấn “Save“
=> Nhập mã PIN chữ ký số rồi nhấn “Đăng nhập”
=> Chữ ký điện tử đã tạo trên file PDF, bên trên có kèm theo thông báo “Signed and all signatures are vaild”
==> Xem thêm: Cách ký file PDF bằng Token Easy-CA
==> Xem thêm: Cách ký file PDF bằng Token Vnpt-CA
Lời kết
Nội dung bài viết hướng dẫn cách ký file PDF bằng Adobe Reader XI & Adobe Acrobat DC Pro khá là chi tiết rồi phải không. Với chia sẻ này hy vọng sẽ giúp ích nhiều trong công việc của mọi người, hãy chia sẻ nó cho bạn bè và người thân cùng biết nha. Nếu quá trình ký điện tử file PDF với Adobe bị lỗi cần hỗ trợ miễn phí có thể liên hệ chúng tôi theo thông tin bên dưới. Xin chào và hẹn gặp lại!
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
- Điện thoại: 0968458575 (Zalo)
- Email: [email protected]
- Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
