Cách ký số file word bằng Token NewCA thực hiện thế nào? Có bao nhiêu cách ký chữ ký số NewCA lên file Word có thể áp dụng làm được ngay? Cách kiểm tra chữ ký điện tử NewCA đã ký trên file Word hợp lệ hay không khi nhận được file từ người gửi? Mọi thắc mắc trên đây sẽ được An Minh Luật giải đáp chi tiết bên dưới bài viết bên dưới. Mọi người cùng theo dõi nhé!
Trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp, các loại giấy tờ được lưu trữ & truyền nhận định dạng file word rất phổ biến. Khi cần ký xác nhận buộc phải có chữ ký của người đại diện công ty hoặc người chịu trách nhiệm pháp lý. Nhận thấy nhiều trỡ ngại trong việc chờ đợi người ký làm mất thời gian – chậm trễ trong công việc thì các nhà cung cấp chữ ký số đã cho phép người dùng sử dụng chứng thư số doanh nghiệp ký số lên file word mà vẫn đảm bảo tính pháp lý văn bản. An Minh Luật sẽ làm ví dụ cho những ai sử dụng chữ ký số NewCA ký trên file Word cụ thể như nào nhé.
Xem thêm: Bảng giá chữ ký số NewCA giá rẻ
Xem thêm: Cách gia hạn chữ ký số New-CA
?Thông báo: Công ty TNHH Tư Vấn Luật An Minh chuyên triển khai gói cước cấp mới/ gia hạn/ cấp bù/ chuyển đổi dịch vụ chữ ký số nhà mạng NewCA với giá tốt. Quý khách hàng muốn tìm kiếm đơn vị bán uy tín – chuyên nghiệp – tận tâm thì liên hệ ngay An Minh Luật theo số Hotline: 0968458575 (Zalo) để nhận tư vấn báo giá miễn phí.
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Cách ký chữ ký số NewCA trên file Word
Để dễ dàng quan sát và thực hiện theo, kỹ thuật An Minh Luật đã dựng video hướng dẫn chi tiết cách “ký số file word bằng Token NewCA” thao tác trực tiếp trên máy tính. Chỉ cần chăm chú xem và làm theo chắc chắn sẽ thành công ngay lần đầu tiên. Nếu khó khăn hãy để lại commnet bên dưới hoặc liên hệ tổng đài để được hỗ trợ miễn phí.
Cách ký số file word bằng token NewCA
Cách 1. Ký số điện tử file word bằng chữ ký số NewCA
?Bước 1: Người dùng có thể bỏ qua bước chọ vị trí ký file (bản chất cách ký này sẽ không tạo chữ ký điện tử ở vùng chọn) => Click trực tiếp vào “FILE“
?Bước 2: Nhấn chọn “info” => click tiếp vào dấu mũi tên “Protect Documnent” (hình minh họa)
?Bước 3: Nhấn tiếp vào dòng “Add a Digital Signature” (tính năng ký điện tử trên file word bằng chữ ký số NewCA)
?Bước 4: Ở hộp thoại này, click vào dấu mũi tên sau đó chọn “Approved this document” (hình minh họa)
?Bước 5: Tiếp theo bên dưới kiểm tra lại chứng thư số của doanh nghiệp dùng để ký file đã đúng thông tin chưa?
?Bước 6: Nếu nhầm chứng thư số thì nhấn vào”Change…” để thay đổi => nhấn “OK” như hình bên dưới đây. Kỹ thuật đang sử dụng chứng thư số NEWTEL-CA v2 ký file word với thông tin doanh nghiệp chính xác.
?Bước 7: Nhập mã PIN NewCA PKI Token => nhấn “Đăng nhập” (hình minh họa)
?Bước 8: Nhấn “OK” xác nhận tạo chữ ký điện tử NewCA lên file word.
?Bước 9: Nhấn “View Signatures” để xem chữ ký trên file
?Bước 10: Bên tay phải xuất hiện thêm cột “Signatures” => click đúp vào để xem chi tiết.
?Bước 11: Chọn dòng “Signature Details...”
?Bước 12: Nhấn “View“
=> Sau đó có một hộp thoại hiển thị tương tự như khi Xem thời hạn chứng thư số NewCA để người dùng kiểm tra. Nếu chứng thư số NewCA ký trên file word này hợp lệ thì có thể gửi ngay cho người nhận rồi nhé.
Cách 2. Ký chữ ký số NewCA lên file word
?Bước 1: Cũng mở file word lên như cách 1 => Kéo xuống vị trí muốn hiện chữ ký => Nháy chuột vào => Tiếp theo trên thanh công cụ chọn “INSERT” nha.
?Bước 2: Sau đó nhìn sang bên phải màn hình => Tìm tiện ích “Signature Line” và nhấp đúp chuột => Một hộp thoại sẽ hiển thị để người dùng tạo thông tin chữ ký điện tử NewCA trên file Word.
?Bước 3: Lần lượt điền thông tin như An Minh Luật gợi ý như sau:
- B1: Tên công ty/tên giám đốc/tên người chịu trách nhiệm.
- B2: Số điện thoại công ty/giám đốc/người chịu trách nhiệm.
- B3: Email công ty/người liên hệ.
=> Điền xong thì tít chọn vào ô “Show sign date in Signature line” để chữ ký số NewCA khi ký lên file word sẽ hiển thị => tiếp đến nhấn “OK” nha.
?Bước 4: Form mẫu chữ ký đã hiện lên file word, bây giờ sử dụng chữ ký số NewCA đã ký điện tử trên file word này bằng cách nhấp đúp chuột vào.
?Bước 5: Phần ô trống có thể điền “Tên công ty/tên giám đốc/tên người chịu trách nhiệm” và tải logo chữ ký/thương hiệu nếu có để hiển thị đẹp hơn bằng cách chọn “Select Image…“
?Bước 6: Chọn “Browse >” ở dòng From a file => Chọn ảnh logo (jpg, png) sau đó tải lên.
?Bước 7: Lúc này phần chữ ký đã đầy đủ thông tin cần thiết => Kiểm tra lại chứng thư số NewCA ký lên file Word có đúng không (sai thì nhấn Change chọn lại) =>Nhấn “Sign” để tạo lệnh ký.
?Bước 8: Nhấn “OK” để lưu chữ ký điện tử
?Bước 9: Nhìn hình bên dưới người dùng có thể thấy một mẫu chữ ký điện tử được tạo trên file word có gán ngày ký (2/20/2022) và dòng chữ “Signed by:CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH WINDOW” thì xem như ký hoàn thành.
?Bước 10: Click chuột phải vào chữ ký => Chọn “Signature Details..” để tra cứu thông tin chứng thư số NewCA.
?Bước 10: Nhấn “View” sau đó hộp thoại chứng thư số hiển thị. Kiểm tra và điều chỉnh nếu có nhầm lẫn. Như vậy là thành công rồi nhé.
=> Đây là cách ký số file word bằng Token NewCA hay dùng nhất vì hiển thị rõ ràng các thông tin quan trọng khi view file lên xem, vừa tạo sự chuyên nghiệp và ấn tượng với người nhận. Vì vậy An Minh Luật khuyến khích ký chữ ký số NewCA lên file word theo cách này nha.
Xóa/ gỡ bỏ chữ ký số NewCA trên file word
?Bước 1: Nhấn chuột phải vào chữ ký điện tử => chọn “Remove Signature” thực hiện lệnh gỡ bỏ.
?Bước 2: Nhấn “Yes” xác nhận gỡ chữ ký điện tử NewCA ra khỏi file word.
?Bước 3: Nhấn “OK” để thoát => Kiểm tra lại chữ ký sẽ không còn tên công ty, chứng thư số.
=> Bây giờ thực hiện ký lại theo hai cách hướng dẫn bên trên.
Xem thêm: Cách ký file PDF dùng chữ ký số NewCA
Xem thêm: Cách ký file Excel bằng chữ ký số NewCA
Lời kết
Nắm bắt được 2 cách ký số file word bằng Token NewCA mà An Minh Luật chia sẻ bên trên là có thể thực hiện trên nhiều chữ ký số và phiên bản word khác nhau rồi nhé. Trong lúc thực hiện nếu gặp lỗi không thể tự xử lý được thì liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ miễn phí. Cảm ơn và hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo!
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
- Địa chỉ: 46/HT45, P. Hiệp Thành, Q.12, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0968.458.575
- Email: [email protected]
- Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
){kind=link}