Thay Đổi Địa Chỉ, Tên Công Ty, Mã Số Thuế… Công Ty Trên Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?

Hiện nay khách hàng của An Minh Luật đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do đơn vị cung cấp có thắc mắc rằng “Công ty chuẩn bị thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ, người đại diện… có cần làm thay đổi gì trên Hóa Đơn Điện tử hay không? Nếu có thì quy trình thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng?” Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây, mời mọi người cùng theo dõi.

Cách thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử

Hiện tại thì có nhiều doanh nghiệp đang sử dụng cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (thông tư cũ và thông tư mới) nên khi phát sinh thay đổi tên công ty, vốn điều lệ, tên người đại diện… thì doanh nghiệp cũng phải thay đổi thông tin trên hóa đơn trùng khớp với thông tin mới doanh nghiệp.

1. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy

Vẫn còn nhiều công ty sử dụng hóa đơn giấy, khi thay đổi thông tin doanh nghiệp thì chỉ cần làm lại dấu cho công ty (dấu tròn, dấu vuông) là được.

2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

TH1: Sử dụng HĐĐT cũ chưa chuyển đổi lên TT78

Doanh nghiệp chỉ cần nộp mẫu TB04 (Mẫu TB04/AC: Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn) lên trang Thuế điện tử và chờ chấp nhận. Tiếp theo doanh nghiệp liên hệ bên kinh doanh của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ thay đổi thông tin trên mẫu hóa đơn điện tử đúng với thông tin mới trên GPKD là xong

TH2: Sử dụng HĐĐT theo TT78 – NĐ123/2020/NĐ-CP

Doanh nghiệp đã chuyển đổi HĐĐT thông tư 32 sang thông tư 78 hoặc mua mới là sử dụng là TT78 luôn, khi thay đổi thông tin công ty thì bắt buộc phải đăng ký và nộp lại mẫu 01 (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ) lên cơ quan Thuế, thao tác nộp trực tiếp trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng. 

Chờ kết quả chấp nhận của CQT thì doanh nghiệp tiếp tục liên hệ kinh doanh (Đại lý, Nhà cung cấp) hỗ trợ thay đổi tên, vốn điều lệ, người đại diện trên mẫu hóa đơn điện tử theo đúng thông tin trên GPKD mới. Việc này cũng cần thực hiện song song với chữ ký số để thông tin doanh nghiệp được đồng nhất, tránh phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng.

Cách thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Thay đổi địa chỉ mới trên GPKD cũng chia thành 02 trường hợp cụ thể: thay đổi địa chỉ công ty như không thay đổi cơ quan Thuế quản lý (cùng quận/huyện) & thay đổi địa chỉ đồng thời thay đổi cơ quan Thuế quản lý (khác quận/huyện) thì thông tin trên hóa đơn điện tử điều chỉnh như sau:

1. Thay đổi địa chỉ công ty, không thay đổi CQT quản lý

TH1: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy

Doanh nghiệp chỉ cần thay đổi con dấu công ty (dấu vuông) là xong.

TH2: Sử dụng HĐĐT cũ chưa chuyển đổi lên TT78

Làm mẫu TB04/AC nộp lên cơ quan Thuế chờ chấp nhận. Tiếp theo gửi tờ khai sang nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ thay đổi địa chỉ trên mẫu hóa đơn điện tử như thay đổi tên công ty.

TH3: Sử dụng HĐĐT đã chuyển đổi lên TT78

Thực hiện nộp lại Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, chờ chấp nhận từ cơ quan Thuế. Sau đó liên hệ nhà cung cấp chỉnh sửa lại địa chỉ trên mẫu HĐĐT là có thể phát hành tiếp tục.

2. Thay đổi địa chỉ công ty, đồng thời thay đổi CQT quản lý

Trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn thành hết tất cả các thủ tục liên quan Thuế sau đó mới đến HĐĐT. Doanh nghiệp thực hiện 02 công việc với cơ quan Thuế chuyển đi sau đây: 

1. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
2. Lập bảng kê hóa đơn chưa được sử dụng

Tiếp theo đó doanh nghiệp nộp 02 tờ khai đã lập lên cơ quan Thuế chuyển đi. Sau khi nộp xong và có kết quả từ cơ quan Thuế chuyển đi thì doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục với cơ quan Thuế chuyển đến như sau:

• Hóa đơn giấy: làm lại dấu mộc vuông để đóng dấu lên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử chưa chuyển đổi TT78: lập bảng kê hóa đơn chưa sử dụng & nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn theo mẫu TB04/AC. Sau đó nộp tờ khai này lên cơ quan thuế chuyển đến và chờ chấp nhận. Tiếp theo liên hệ bên nhà cung cấp hỗ trợ thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử là xong.
• Hóa đơn điện tử theo TT78: thực hiện tương tự như thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử ở trên.

3. Thay đổi địa chỉ công ty, muốn thay đổi phần mềm HĐĐT

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi cả địa chỉ công ty, tên công ty, người đại diện, mã số thuế, vốn điều lệ… dẫn đến quá nhiều thủ tục rắc rối cần thay đổi trên hóa đơn điện tử, để đơn giản hơn vẫn có nhiều doanh nghiệp lựa chọn thông báo hủy sử dụng phần mềm hóa đơn nhà cung cấp A (đang dùng) sang dùng phần mềm hóa đơn nhà cung cấp B (mới) thì vẫn hợp lệ nhé.

Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và nộp tờ khai TB03 (Mẫu thông báo kết quả hủy hóa đơn được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) với cơ quan Thuế chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành sử dụng hóa đơn mới (Theo TT78) đến cơ quan Thuế chuyển đến.

Xem thêm: Khái niêm phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Xem thêm: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không?

Thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn điện tử mất bao lâu?

1. Trường hợp thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Theo điểm B, khoản 2 điều 29 thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: cá nhân/ hộ kinh doanh/ tổ chức/ doanh nghiệp phải thực hiện nộp thông báo hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan Thuế đối với HĐĐT không sử dụng. Các cá nhân/ hộ kinh doanh/ tổ chức/ doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất 10 ngày kể từ ngày cơ quan Thuế trả kết quả HĐĐT thông báo hủy đã hết hạn sử dụng.

Tiếp đến doanh nghiệp liên hệ với nhân viên kinh doanh phần mềm, hỗ trợ khởi tạo tài khoản và đăng ký mẫu 01 với cơ quan Thuế “thông báo sử dụng hóa đơn điện tử theo TT78” và chờ kết quả phê duyệt. Thời gian sau 02 ngày làm việc khi nhận được thông báo chấp nhận gửi về email thì nhân viên kinh doanh kích hoạt tài khoản phát hành hóa đơn mới sử dụng.

2. Chỉ thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn điện tử

Chỉ cần thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ như An Minh Luật hướng dẫn bên trên khi doanh nghiệp chỉ thay đổi thồn tin: mã số thuế, tên công ty, địa chỉ hoạt động, người đại điện…. khi có GPKD mới và thông tin doanh nghiệp đã được cập nhật trên hệ thống cổng thông tin điện tử quốc gia. Sau đó liên hệ nhân viên kinh doanh phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ thay đổi thông tin trên mẫu với đơn với cơ quan Thuế, thời gian duyệt từ 1-2 ngày làm việc là hoàn tất.

Lời kết

Như vậy mọi người đã cùng An Minh Luật tìm hiểu về chủ đề “Công ty thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ, người đại diện… thì hóa đơn điện tử có cần thay đổi không?” khá là cụ thể cho từng trường hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong nghiệp vụ xử lý điều chỉnh thông tin không biết làm sao cho đúng thì hãy để lại bình luận bên dưới comment, tư vấn viên sẽ giải đáp chi tiết hơn cho bạn nhé. Nếu thấy bài viết có ích hãy chia sẻ cho nhiều người biết hơn, cảm ơn và hẹn gặp lại.

• CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
• Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, P.15, Q.Tân Bình, HCM
• Điện thoại: 0968.45.85.75
• Email: [email protected]
• Website: doanhnghiepmoithanhlap.com