Tìm hiểu Hóa Đơn Điện Tử khởi tạo từ Máy Tính Tiền là gì?

Năm 2023, Đánh dấu bước ngoặt lớn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dần trở thành một giải pháp phổ biến được ngành thuế khuyến khích và đẩy mạnh triển khai. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền mang lại ý nghĩa quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, đảm bảo tính an toàn và tiết kiệm chi phí cho các Hộ kinh doanh, Doanh nghiệp nhiều ngành nghề kinh doanh, đồng thời cũng mang lại lợi ích cho xã hội. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về giải pháp này, mọi người cùng Công Ty An Minh Luật theo dõi nội dung bài viết dưới đây.

I. Thế nào là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Máy tính tiền là gì? là một thiết bị điện tử được sử dụng trong công việc kinh doanh (cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp…) với nhiều tính năng hỗ trợ người bán bao gồm: tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch người bán người mua. Hiện nay các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã phát triển thêm một trong những tính năng quan trọng tích hợp cho máy tính tiền là khởi tạo hóa đơn điện tử với mã của cơ quan thuế. 

Đây là loại hóa đơn điện tử được quy định trong Điều 89 của Luật Quản lý thuế, Điều 1 của Nghị định 41/2022/NĐ-CP, Điều 11 của Nghị định 23/2020/NĐ-CP và Điều 8 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, được hiển thị dưới dạng dữ liệu điện tử và truyền nhận trên môi trường internet. Ngoài ra, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền còn có khả năng kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận và truyền dữ liệu điện tử như hóa đơn điện tử đang dùng.

==> Liên hệ tư vấn HĐĐT in từ máy tính tiền theo Hotline: 0968458575 (Zalo)

II. Điều kiện được áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Các đơn vị (Hộ kinh doanh, Tổ chức, Doanh nghiệp) muốn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, theo Mục 3 Công văn 15461/CT TPHCM-TTHT năm 2022 có xét đến điều kiện như sau:

• Có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Sử dụng hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính hoặc thiết bị điện tử kết nối internet, email.
• Sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử đăng ký từ nhà cung cấp đã được cấp phép hoạt động.
• Nếu người nộp thuế chọn hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, thì cần đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT, và chỉ cần thay đổi phần mềm lập hóa đơn điện tử.

III. Thời gian triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Thực hiện chỉ đạo của Tổng cục Thuế tại công văn số 4517/TCT-DNNCN ngày 05/12/2022 về việc triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền và công văn số 15461/CTTPHCM-TTHT ngày 12/12/2022 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh về việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 15/12/2022 trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức Hội thảo tập huấn về triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền với Người nộp thuế vào ngày 12/01/2023.

Thời gian triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động và độ phức tạp của doanh nghiệp, sự chuẩn bị và đào tạo nhân viên, sự tương thích của hệ thống kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử.

Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh thông qua công văn số 15461/CTTPHCM-TTHT ngày 12/12/2022 đã quy định thời gian triển khai hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho Hộ Kinh Doanh cá thể từ ngày 15/12/2022 trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh, theo chỉ đạo của Tổng cục Thuế tại công văn số 4517/TCT-DNNCN ngày 05/12/2022. 

Để hỗ trợ Người nộp thuế triển khai thành công, Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức Hội thảo tập huấn vào ngày 12/01/2023. Tuy nhiên, thời gian triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền còn phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp cũng như sự chuẩn bị và đào tạo nhân viên của từng đơn vị. Vì vậy, thời gian triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể khác nhau tùy theo tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp và yêu cầu pháp lý hiện hành.

IV. Nhóm ngành sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (Ví dụ: cửa hàng, nhà hàng, quán cafe, siêu thị, trạm dịch vụ, khách sạn, khu vui chơi giải trí v.v.) trong lĩnh vực bán lẻ hoặc dịch vụ khác. 

Đặc biệt, những Hộ kinh doanh/ Doanh nghiệp và cửa hàng có quy mô lớn hoặc đông khách thường sử dụng máy tính tiền kết hợp với phần mềm quản lý bán hàng để tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sự nhầm lẫn trong quá trình thanh toán. Sử dụng hóa đơn tạo lập từ máy tính tiền không chỉ giúp cho việc lưu trữ, tra cứu và quản lý hóa đơn dễ dàng hơn mà còn giúp giảm thiểu tình trạng lãng phí giấy tờ, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.

==> Liên hệ tư vấn HĐĐT in từ máy tính tiền theo Hotline: 0968458575 (Zalo)

V. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định cơ quan Thuế, các doanh nghiệp và hộ cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng với tần suất liên tục và số lượng nhiều phải áp dụng loại HĐĐT này. Việc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích như sau:

1. Giúp người bán chủ động tạo lập hóa đơn 24/7, giúp giải quyết triệt để vướng mắc về độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn bán hàng cho người mua.
2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hiện tại không yêu cầu phải có thiết bị chữ ký số (USB Token) và cài đặt môi trường ký số.
3. Khoản tiền (chi phí) thanh toán khi mua hàng hóa, dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được coi là khoản tiền ghi nhận đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi kê khai nghĩa vụ thuế hàng tháng/quý.
4. Người nộp thuế có thể chủ động xử lý sai sót (điều chỉnh, thay thế, hủy) hóa đơn phát sinh trên thiết bị máy tính tiền của mình nếu đã cài đặt phần mềm theo chuẩn của cơ quan thuế.
5. Người mua sẽ nhận được hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán, tạo điều kiện thuận lợi để tham gia vào chương trình “Hóa đơn may mắn” của ngành Thuế hàng Quý với giải thưởng hấp dẫn mà trước đây chưa chú ý đến.
6. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho phép các sản phẩm/hàng hóa có giá trị thấp nhỏ-lẻ vẫn được xuất hóa đơn nhanh chóng, không mất thời gian chờ đợi.
7. Tổng kết doanh thu cuối ngày, người nộp thuế chỉ cần đẩy dữ liệu hóa đơn điện tử đã sử dụng trong ngày cho cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ truyền – nhận – lưu trữ hóa đơn điện tử trung gian sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn.

Phía An Minh Luật chúng tôi nhận thấy, Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với CQT mang đến nhiều lợi ích cho cả người bán và cơ quan thuế, đặc biệt là trong quản lý thuế của các lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ, từ đó đem lại sự công bằng về nghĩa vụ thuế giữa các loại hình kinh doanh. Hóa đơn điện tử là một trong những mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp, giúp người bán thực hiện nghĩa vụ nộp thuế một cách đơn giản và cơ quan thuế dễ dàng quản lý.

VI. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?

Theo quy định của Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Có nghĩa là hóa đơn tạo lập và phát hành ra phải sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp để đảm bảo tính liên tục và duy nhất. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, người bán cần chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền không phải là quy định bắt buộc 100%, nhưng doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể chọn hình thức này để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng. Tuy nhiên, hình thức này chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp và hộ kinh doanh hoạt động trong nhóm lĩnh vực quy định (8 nhóm ngành kinh doanh An Minh Luật đã nêu ở trên) từ Cơ quan Thuế.

==> Liên hệ tư vấn HĐĐT in từ máy tính tiền theo Hotline: 0968458575 (Zalo)

VII. Hỏi & Đáp phần mềm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền 

1. Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh cần sử dụng Hóa đơn điện tử tạo lập từ máy tính tiền khi nào?

Chưa có thời gian cụ thể vì Tổng Cục Thuế đang lên kế hoạch, lộ trình xây dựng giải pháp, quy định rõ ràng cho việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền trong thời gian tới.

2. Tại sao máy tính tiền xuất hóa đơn điện tử lại hợp pháp?

• Máy tính tiền là một thiết bị phục vụ cho việc tính toán và in hóa đơn thanh toán trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra hàng ngày. Để cải tiến, các thiết bị máy tính tiền được tích hợp nhiều tính năng như quản lý kho, báo cáo doanh thu, quản lý khách hàng…và nhiều hơn thế nữa.
• Máy tính tiền thường được trang bị các tính năng như in hóa đơn, giấy in kèm theo thông tin về số lượng, giá, tổng tiền, thuế VAT, mã số hóa đơn… Theo quy định của pháp luật, một hóa đơn bán hàng cần phải có đầy đủ các thông tin trên để được coi là hợp pháp.
• Máy tính tiền cũng được quy định phải đáp ứng các tiêu chuẩn về kỹ thuật, bảo mật và an toàn thông tin để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các giao dịch bán hàng. Do đó, để trở thành thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp, máy tính tiền cần phải được chứng nhận bởi các cơ quan chức năng và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.

3. Sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử có mã CQT và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có mã CQT được không? lưu ý những gì?

Doanh nghiệp được phép sử dụng cùng lúc 2 loại Hóa đơn điện tử có mã và Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã cơ quan thuế.  Hai loại hóa đơn này được phân biệt rõ ràng qua ký hiệu hóa đơn, mã cơ quan thuế cũng khác nhau, cách tạo lập và phát hành cũng khác.

Tuy nhiên, việc sử dụng song song hai loại Hóa đơn này chỉ áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp được phép sử dụng Hóa đơn có mã từ máy tính tiền. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các yêu cầu về kỹ thuật và hành chính để được sử dụng HĐĐT có mã.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến việc phải phân biệt rõ ràng giữa hai loại HĐĐT có mã và HĐĐT có mã từ máy tính tiền này để tránh nhầm lẫn trong việc sử dụng và ghi nhận doanh thu. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật và bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên HĐĐT.

4. Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung gì?

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải bao gồm những nội dung sau:

1. Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử: Tổ chức, Hộ cá thể kinh doanh, Doanh nghiệp đăng ký mua phần mềm HĐĐT máy tính tiền.
2. Mã số thuế: Mã số Tổ chức, Hộ cá thể kinh doanh, Doanh nghiệp
3. Địa chỉ và điện thoại: Số điện thoại, email, địa chỉ đăng ký kinh doanh để nhận thông báo từ CQT khi có kết quả.
4. Các loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…).
5. Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn: Nếu hóa đơn được đặt in, thông tin về tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn phải có trên thông báo.
6. Tên và mã số thuế của nhà cung cấp phần mềm HĐĐT: Nộp thông báo phát hành ngay trên tài khoản xuất hóa đơn điện tử của NCC nên thông tin tự ghi nhận của nhà cung cấp đó.
7. Ngày lập: Ngày lập thông báo phát hành.
8. Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị: Thông báo phát hành phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị phát hành để có tính chất pháp lý.

=> Cơ quan thuế sẽ thông báo cho tổ chức kinh doanh biết về các lỗi và thiếu sót trong Thông báo phát hành hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo. Tổ chức kinh doanh sẽ được yêu cầu cập nhật và chỉnh sửa lại Thông báo phát hành hoá đơn theo đúng quy định. 

=> Nếu tổ chức kinh doanh không cập nhật và chỉnh sửa lại Thông báo phát hành hoá đơn, cơ quan thuế có thể xử lý hành chính hoặc yêu cầu tổ chức kinh doanh phải sử dụng hóa đơn khởi tạo máy tính tiền để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý tài chính.

Lời kết

Có thể nói, phần mềm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là xu hướng không thể bỏ qua trong thời gian tới, và Hộ kinh doanh/ Doanh nghiệp cần chủ động thay đổi loại hình hóa đơn để đồng nhất cơ sở dữ liệu cũng như quá trình quản lý chứng từ của CQT minh bạch và thuận tiện nhất, đảm bảo sự công bằng về nghĩa vụ thuế giữa các doanh nghiệp khác nhau.

Hiện tại nếu Doanh nghiệp của bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền uy tín, giá tốt thì tham khảo những thương hiệu như: Misa, Softdreams, M-Invoice, Bkav,… và An Minh Luật sẽ là đơn vị trung gian kết nối – triển khai dịch vụ cho quý khách hàng. Liên hệ nhanh theo số Hotline: 0968458575 (Zalo) để được tư vấn nhé.