Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA như thế nào? có những yêu cầu nào bắt buộc để thực hiện ký số thành công hay không? Đây là thắc mắc mà nhiều người dùng Token Viettel-CA cần An Minh Luật giải đáp nhiều nhất trong thời gian qua.
Hiện tại khi đăng ký dịch vụ (chữ ký số, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, kế toán,…) tại An Minh Luật. Tất cả giấy đăng ký, giấy xác nhận, hợp đồng dịch vụ điều sử dụng file word (90%). Khi mỗi cá nhân/ doanh nghiệp sở hữu một chữ ký số ViettelCA, người dùng có thể sử dụng để ký điện tử trên file word bằng Token Viettel-CA nhanh chóng chỉ vài click chuột. Tiếp theo chỉ cần gửi file đã ký qua kênh tiếp nhận (email, zalo, facebook,…) cho người nhận là thành công rồi đấy.
Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA vẫn đảm bảo 100% tính pháp lý vì mỗi chữ ký số được cấp được định danh bởi một cá nhân/ tổ chức/ doanh nghiệp riêng biệt thay thế cho chữ ký tay (con dấu nếu là doanh nghiệp) của người thực hiện lệnh ký. Khi có sự tranh chấp, phát sinh khiếu nại từ văn bản đã ký thì người chủ sở hữu chữ ký số Viettel-CA đó phải chịu hoàn toàn trách nhiệm theo quy định pháp luật. Vì vậy hoàn toàn yên tâm nhé!
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Cách ký điện tử file word bằng chữ ký số Viettel-CA
Trước khi đi vào bài viết hướng dẫn, An Minh Luật chia sẻ Video do kỹ thuật viên thực hiện trên máy tính thao tác hướng dẫn Ký số Online bằng chữ ký số Viettel-CA. Người dùng có thể xem thêm toàn bộ Seri hướng dẫn sử dụng phần mềm chữ ký số Viettel Tại Đây
Tiếp theo là nội dung bài viết hướng dẫn người dùng 2 cách ký file word thường sử dụng nhất: (1) Ký số hiển thị chữ ký trên file word, (2) ký số ẩn chữ ký trên file word. Mời nọi người dùng theo dõi nội dung bài viết!
Làm gì cũng được, nhưng trước khi ký phải chắc chắn rằng chứng thư số Viettel-CA còn hạn. Nếu chưa biết cách kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số ViettelCA xem hướng dẫn Tại Đây
Cách 1: Ký điện tử file Word bằng Token Viettel-CA
Bước 1: Mở file word cần ký số sau đó xác định vị trí muốn hiển thị chữ ký điện tử.
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn “Insert” (1) => tiếp theo chọn “Signature Line” (2) sau đó click đúp chuột vào.
Bước 3: Điền lần lượt 3 trường thông tin
+ (1) Suggestesd signer: Họ và Tên
+ (2) Suggestesd signer’s title: Số điện thoại
+ (3) Suggestesd signer’s e-mail address: Email
+ (4) Tít chọn “Show sign date in signature line”
Bước 4: sau đó nhấn “OK“
=> Mẫu chữ ký sẽ hiển thị ở ví trí đã chọn (hình minh họa), tuy nhiên mẫu này chỉ hiển thị: tên, số điện thoại người ký thôi và chưa có chữ ký điện tư Viettel-CA trên file word này.
Bước 5: Tiếp theo bạn click đúp vào phần chữ ký mẫu.
Bước 6: Tải logo công ty/thương hiệu bằng cách click vào “Select Image…“
Bước 7: Chọn “From a file” chuyển đến thư mục lưu hình ảnh.
Bước 8: Chọn hình ảnh => Nhấn “select”
Bước 9: Kiểm tra chứng thư số Viettel-CA có đúng hay không? nếu sai nhấn “Change” để thay đổi => Tiếp theo nhấn “Sign” xác nhận lệnh Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA
Bước 10: Nhấn “Yes” xác nhận
Bước 11: Nhập mã PIN Token Viettel-CA => Nhấn “Đăng nhập“
=> Chữ ký điện tử hiển thị trên file đã hiển thị thêm logo và tên doanh nghiệp.
=> Click đúp vào chữ ký để kiểm tra thông tin.
=> Thông tin doanh nghiệp, nhà cung cấp, thời hạn sử dụng,… của chứng thư số hiển thị như bên dưới.
=> Như vậy cách ký điện tử file Word bằng chữ ký số Viettel-CA (hiển thị chữ ký trên file) thành công rồi nhé. Tiếp theo An Minh Luật hướng dẫn cách ký file Word ẩn chữ ký, cách này ít người dùng. Mời mọi người cùng theo dõi.
Cách 2: Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA
Bước 1: Mở file word cần ký số điện tử Viettel-CA
Bước 2: Chọn tab “File“
Bước 3: Chọn “Info” tiếp theo chọn “Protect Document”
Bước 4: Click vào dấu mũi tên, sau đó nhấn chọn “Add a digital Signature…“
Bước 5: Tại dòng “Commitment Type” click vào dấu mũi tên.
=> Nhấn chọn “Approved this document” (1)
=> Kiểm tra/ thay đổi chứng thư số Vittel-CA cần ký số nhấn “Changer…” (2)
=> Click vào “More choices”
=> Chọn chứng thư số của Viettel-CA, sau đó nhấn “OK“
Bước 6: Nhấn “Sign” xác nhận lệnh ký điện tử
Bước 7: Nhập mã PIN => nhấn “Đăng nhập“
Bước 8: Trên màn hình sẽ có trường thông tin báo màu đỏ “Recoverable Signatures” => click đúp vào chữ “View Signature“
Bước 9: Lúc này ben phải màn hình xuất hiện cột “Signature” cùng với tên chứng thư số Viettel-CA (tên Doanh Nghiệp)
Bước 10: Click vào dấu mũi tên (1), sau đó nhấn “Signature Details” (2) kiểm tra thông tin chứng thư số.
Bước 11: Nhấn “View…”
=> Thông tin cơ bản về chứng thư số ViettelCA cần có: tên doanh nghiệp, nhà cung cấp dịch vụ Viettel-CA, ngày đăng ký và hết hạn chứng thư số.
=> Nếu muốn xóa chữ ký điện tử Viettel trên file word vừa ký số. Người dùng chọn “Remove Signature” là được nhé.
=> Như vậy cách ký điện tử file Word bằng chữ ký số Viettel-CA (không hiển thị chữ ký số trên file) thành công rồi đấy. Bây giờ chỉ cần chuyển file cho người nhận để kiểm tra là được nhé.
Khóa file Word đã ký điện tử bằng Token Viettel-CA
Khi file word đã được ký số thành công, người dùng cần phải “khóa bảo mật” file này để tránh bị thay đổi, chỉnh sửa file. Cách nào như sau:
Bước 1: Nhấn vào “View Signature” kiểm tra file đã ký số điển tử hay chưa?
Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Tab “Review” => Tiếp theo chọn “Simple Markup”
=> Bên phải màn hình hiển thị cài đặt tùy chỉnh “Restrict Editing” đây là vị trí cấu hình khóa file word.
Bước 3: Setup tùy chỉnh cài đặt như sau:
=> Tại mục (2) “Editing restrictions” nhấn vào biểu tượng dấu mũi tên.
=> Chọn “Filling in forms”
=> Tiếp theo ở mục số (3) nhấn chọn “Yes, Start Enforcing Protection”
Bước 4: Tạo mật khẩu bảo mật cho file (ví dụ: 12345678, abc@123,..) và xác nhận lại mật khẩu => Tiếp theo nhấn “OK” để hoàn thành cài đặt.
=> Lúc này khi ra ngoài kiểm tra, tất cả các tab công cụ sẽ bị ẩn (mờ) đi, người dùng không thể tùy chỉnh được bất kỳ thao tác nào trên file này trừ khi có mật khẩu mở khóa.
=> Như vậy là file word ký điện tử Online bằng chữ ký số Viettel-CA đã được khóa bảo mật thành công rồi đấy. Chúc các bạn thực hiện thành công nhé.
Lời kết
Trên đây là chia sẻ cách “Ký điện tử file word bằng Token Viettel-CA” theo 2 cách thông dụng nhất mà An Minh Luật thường dùng. Nếu như có cách nào hay và nhanh gọn hơn hy vọng mọi người có thể đóng góp bên dưới Commnet này, An Minh Luật sẽ bổ sung thêm vào nội dung bài viết này đầy đủ hơn. Xin cảm ơn và hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo.
){kind=link}