Chữ ký số Hộ Kinh Doanh cá thể || Giải pháp tối ưu chi phí HKD

Chữ ký số Hộ kinh doanh cá thể đã trở thành một phương tiện quan trọng trong việc xác nhận tính toàn vẹn và uy quyền của các tài liệu điện tử. Đặc biệt đối với các hộ kinh doanh cá thể, việc sử dụng CKS sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính bảo mật và đảm bảo tính chính xác của các giao dịch trực tuyến. Trong bài viết này, An Minh Luật sẽ giới thiệu về chữ ký số cho HKD cá thể, cũng như những ưu điểm và quy định liên quan đến việc sử dụng CKS này để mọi người hiểu rõ hơn nhé.

I. Giới thiệu chữ ký số & vai trò trong hộ kinh doanh cá thể

1. Chữ ký số Hộ Kinh Doanh cá thể là gì? 

Chữ ký số HKD cá thể là một phương tiện xác thực trực tuyến được sử dụng để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của các thông tin truyền tải giữa các bên trong một giao dịch kinh doanh trực tuyến. CKS được tạo ra từ các thuật toán mã hóa dữ liệu và được gắn vào các tài liệu điện tử để xác nhận tính xác thực và chính xác của chúng.

2. Ứng dụng chữ ký số cho HKD cá thể? 

Chữ ký số hộ kinh doanh là một loại chữ ký điện tử có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi hộ kinh doanh. Nó được sử dụng để xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp như ký các tài liệu điện tử như hóa đơn điện tử, hóa đơn bán hàng, đăng ký thủ tục hành chính, đăng ký kinh doanh, đăng ký Bảo hiểm, đăng ký quyền sử dụng đất, đăng ký thủ tục với UBND các cấp, sở công thương, sở y tế, sở nông nghiệp, hợp đồng, thỏa thuận và hóa đơn. 

Nó cũng được sử dụng để tham gia các giao dịch trực tuyến như kê khai thu nhập hộ kinh doanh, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán và mua bán trực tuyến. Việc sử dụng chữ ký số HKD cá thể giúp đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của các thông tin đăng ký và giao dịch, tránh được các sai sót và gian lận trong quá trình thực hiện.

II. Ưu điểm khi dùng chữ ký số trong hộ kinh doanh cá thể

• Không cần in hồ sơ chứng từ ra để ký, thay vì đó người dùng có thể sử dụng chữ ký số để ký trên máy tính. Khi ký các file điện tử, file word, excel, PDF, v.v., CKS sẽ bị khóa lại và không thể thay đổi. Có thể kiểm tra thông tin người ký, bao gồm họ tên, số CMND, ngày ký, nơi ký, v.v.
• Không cần phải scan hồ sơ sau khi ký và không cần phải nộp hồ sơ gốc, vì không có hồ sơ in ra. Hiện nay, thủ tục hành chính đã được số hóa và việc ký điện tử đã giảm tải lưu trữ hồ sơ giấy đến gần 80% các cơ quan.
• Khả năng ký duyệt mọi lúc, mọi nơi, thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính gây bất tiện nếu không có mặt ở thời điểm đó.
• Tính bảo mật cao: Chữ ký số của hộ kinh doanh đảm bảo được tính bảo mật của các thông tin trao đổi, giúp đảm bảo an toàn cho các giao dịch trực tuyến diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
• Thích hợp cho việc hạn chế đi lại, tiết kiệm thời gian, không cần máy in, máy scan.
• Giá cả phải chăng, hiện tại báo giá chữ ký số hộ kinh doanh cá thể tại An Minh Luật khoảng 450.000 VNĐ/năm rẻ hơn so với loại chữ ký số doanh nghiệp, chữ ký số HSM Server trên thị trường.

III. Quy định, pháp lý chữ ký số của hộ kinh doanh

Thông tư số 1984/QĐ-TCT ngày 19 tháng 10 năm 2015 là thông tư quy định về việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của hộ kinh doanh và tổ chức. Quy định tại điều 5 của thông tư này cho biết:

• Văn bản điện tử phải có đủ chữ ký số cho hộ kinh doanh hoặc tổ chức có trách nhiệm ký văn bản điện tử theo quy định.
• Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của hộ kinh doanh có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi hộ kinh doanh đó.
• Văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
• Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy đã ký, đóng dấu được ký số bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có giá trị như văn bản giấy đã ký, đóng dấu khi chưa số hóa.
• Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng CKS của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.

Vì vậy, thông tư số 1984/QĐ-TCT ngày 19 tháng 10 năm 2015 có quy định về việc sử dụng CKS trong giao dịch điện tử của hộ kinh doanh và tổ chức, trong đó quy định về việc ký bằng CKS được thể hiện rõ ràng.

IV. Các loại chữ ký số hộ kinh doanh phổ biến nhất

Trong hộ kinh doanh, có hai loại chữ ký số chính được sử dụng là chữ ký số cá nhân và chữ ký số hộ kinh doanh. Điểm nhận biết giữa 2 loại CKS này như sau:

• Chữ ký số cá nhân: Đây là loại chữ ký số được cấp cho từng cá nhân để xác thực danh tính và chữ ký của họ trong các giao dịch trực tuyến. Trong hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số cá nhân của mình để đăng ký và thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tuyến.
• Chữ ký số hộ kinh doanh: Đây là loại chữ ký số được cấp cho hộ kinh doanh để xác thực danh tính và chữ ký của hộ kinh doanh trong các giao dịch trực tuyến. Sự khác biệt chính giữa CKS và chữ ký số hộ kinh doanh là chữ ký số cá nhân chỉ áp dụng cho cá nhân, trong khi chữ ký số hộ kinh doanh áp dụng cho tất cả các hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.

Để đăng ký chữ ký số HKD, chủ hộ kinh doanh cần phải làm thủ tục tại các đơn vị cấp chữ ký số uy tín, cung cấp các thông tin về hộ kinh doanh và các giấy tờ liên quan. Sau đó, đơn vị cấp chữ ký số sẽ thực hiện kiểm tra và xác nhận thông tin, sau đó cấp chữ ký số hộ kinh doanh cho chủ doanh nghiệp sử dụng trong các giao dịch kinh doanh trực tuyến.

V. Mẫu chữ ký số, chữ ký điện tử chuẩn hộ kinh doanh

Dưới đây là mẫu chữ ký điện tử được ký bởi chữ ký số của hộ kinh doanh phổ biến trên các tài liệu, văn bản, chứng từ… mà An Minh Luật tổng hợp được.

Mẫu 1	Có chữ ký thật đi kèm
Mẫu 2	Có dấu đi kèm đi kèm, thông tin ký điện tử rất nhỏ
Mẫu 3	Ký điện tử giống thật, không chứ thông tin nào, nhưng khi click vào kiểm tra sẽ hiện thông tin đầy đủ
Mẫu 4	Mẫu chữ ký không có dấu tròn, không có chữ ký hộ kinh doanh
Mẫu 5	Chỉ có thể hiện thông tin chữ ký số, không đính kèm ảnh chữ ký

VI. Hộ kinh doanh mua chữ ký số ở đâu? thương hiệu nào?

Hiện nay, để mua chữ ký số hộ kinh doanh, cá nhân có thể tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ CKS uy tín và có kinh nghiệm trên thị trường như: VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA, Viettel-CA, VinaCA, EFY-CA, EASY-CA, FAST-CA, WIN-CA, HILO-CA. Các nhà cung cấp này đều được cơ quan quản lý Nhà nước cấp phép và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính bảo mật và uy tín cho chữ ký số của khách hàng.

Tuy nhiên, để tìm được nhà cung cấp chữ ký số HKD uy tín và chất lượng, người dùng nên tìm hiểu kỹ thông tin về các nhà cung cấp này, xem xét các đánh giá và đánh giá của người dùng trên mạng, và lựa chọn nhà cung cấp có thời gian hoạt động lâu, có nhiều khách hàng sử dụng và được đánh giá cao.

Ngoài ra, để tránh mua phải CKS giả, không đảm bảo tính bảo mật và uy tín, người dùng nên kiểm tra kỹ thông tin và xác thực địa chỉ của nhà cung cấp trước khi mua CKS, không nên mua chữ ký số cho hộ kinh doanh từ các website không rõ nguồn gốc hoặc từ các nhà cung cấp không được cơ quan quản lý Nhà nước cấp phép.

==> Hiện tại Công Ty An Minh Luật đang là đại lý chính thức triển khai dịch vụ chữ ký số Hộ Kinh Doanh cá thể trên Toàn Quốc. Với vị thế là tổng đại lý hợp tác cùng 20 nhà mạng chứng thư số công cộng đã được Bộ TT&TT cấp phép hoạt động, chúng tôi tự tin tư vấn đưa ra giải pháp tốt nhất và chi phí thấp nhất cho HKD có nhu cầu sử dụng. Liên hệ Hotline 0968.458.575 (Zalo) để nhận báo giá chi tiết nhé.

VII. Các bước đăng ký và sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh

1. Các bước để đăng ký chữ ký số hộ kinh doanh:

• Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ liên quan: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh, giấy tờ xác nhận đăng ký thuế, giấy tờ chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu của chủ doanh nghiệp.
• Bước 2: Chọn đơn vị cấp CKS Đại lý/ Nhà cung cấp: Chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn các đơn vị cấp chữ ký số uy tín để đăng ký chữ ký số hộ kinh doanh. Công Ty An Minh Luật cũng là địa chỉ tin cậy hỗ trợ HKD đăng ký dịch vụ.
• Bước 3: Đăng ký CKS: Chủ doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin và cung cấp các giấy tờ liên quan cho đơn vị cấp. Chọn gói thuê bao đăng ký (1 năm, 2 năm, 3 năm, 4 năm) dựa theo bảng giá chữ ký số hộ kinh doanh mà đơn vị báo.
• Bước 4: Sau đó đợi để được xác nhận và nhận bàn giao thiết bị chữ ký số hộ kinh doanh.Kỹ thuật viên sẽ hỗ trợ cài đặt phần mềm và hướng dẫn sử dụng thành thạo.
• Bước 5: Kiểm tra lại thông tin, nhận các chứng từ và hợp đồng, thanh toán tiền dịch vụ.

2. Sử dụng chữ ký số HKD trong giao dịch trực tuyến:

• Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ ký số: Chủ doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ ký số uy tín để thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tuyến.
• Bước 2: Tạo tài khoản và đăng nhập: Chủ doanh nghiệp cần tạo tài khoản và đăng nhập vào trang web của đơn vị cung cấp dịch vụ ký số.
• Bước 3: Thực hiện giao dịch kinh doanh: Chủ doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tuyến bằng cách ký số bằng chữ ký số hộ kinh doanh của mình.

Chữ ký số hộ kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực danh tính và chữ ký của hộ kinh doanh trong các giao dịch kinh doanh trực tuyến. Việc đăng ký và sử dụng chữ ký số HKD đảm bảo tính bảo mật và đáng tin cậy trong các giao dịch kinh doanh trực tuyến của hộ kinh doanh.

VIII. Tác động tích cực chữ ký số HKD đối với quá trình giao dịch kinh doanh trực tuyến

Tác động tích cực của chữ ký số trong hộ kinh doanh đối với quá trình đăng ký và thực hiện giao dịch kinh doanh. Việc sử dụng chữ ký số HKD cá thể sẽ đem lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tăng tính bảo mật cho các giao dịch kinh doanh trực tuyến: Với chữ ký số hợp pháp và chính xác, các giao dịch trực tuyến sẽ được xác thực bởi các cơ quan nhà nước và tạo ra tính bảo mật cao cho các bên liên quan. Chữ ký số cho hộ kinh doanh sẽ giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình truyền tải và làm giảm nguy cơ bị tấn công mạng.
• Giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí: Với chữ ký số hộ kinh doanh, các chủ doanh nghiệp sẽ không còn phải làm thủ tục nộp giấy tờ, chứng nhận và đi đến các cơ quan liên quan để xác thực chữ ký nữa. Thay vào đó, các chủ hộ kinh doanh có thể đăng ký và thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tuyến chỉ bằng một vài thao tác đơn giản trên internet, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng: Với việc sử dụng CKS hợp pháp, các chủ hộ kinh doanh có thể tạo ra niềm tin và uy tín cho khách hàng khi thực hiện các giao dịch trực tuyến. Chữ ký số hộ kinh doanh chính xác và hợp pháp sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp và tôn trọng của chủ hộ kinh doanh đối với khách hàng.

IX. Tác động tiêu cực của việc không sử dụng chữ ký số HKD trong giao dịch kinh doanh

Việc không sử dụng chữ ký số cho hộ kinh doanh trong giao dịch kinh doanh có thể gây ra một số hậu quả tiêu cực, bao gồm:

• Mất an toàn thông tin: Khi không sử dụng CKS, các thông tin giao dịch của bạn sẽ dễ dàng bị đánh cắp, giả mạo, xâm nhập hoặc thay đổi bởi các hacker hoặc kẻ tấn công khác. Điều này có thể dẫn đến mất mát tài sản, thông tin quan trọng hoặc danh tính của bạn.
• Không thể tham gia các hoạt động kinh doanh trực tuyến: Để thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tuyến như đấu thầu trực tuyến, ký kết hợp đồng trực tuyến, thanh toán trực tuyến, bạn cần có CKS. Nếu không có CKS, bạn sẽ bị loại khỏi các hoạt động này, dẫn đến mất cơ hội kinh doanh và cạnh tranh kém.
• Gặp khó khăn trong việc xác minh danh tính: Việc sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh giúp xác định rõ ràng danh tính và chủ thể tham gia giao dịch. Nếu không sử dụng CKS, việc xác minh danh tính sẽ trở nên khó khăn, đặc biệt khi các giao dịch cần phải được xác minh một cách nghiêm ngặt.
• Không đáp ứng được yêu cầu của các đối tác kinh doanh: Một số đối tác kinh doanh yêu cầu bạn phải có CKS để thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tuyến với họ. Nếu không đáp ứng được yêu cầu này, bạn có thể mất cơ hội hợp tác với những đối tác tiềm năng.

Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh cá thể trong các giao dịch kinh doanh trực tuyến là rất cần thiết để đảm bảo tính bảo mật, xác thực danh tính và tạo sự tin tưởng cho các đối tác kinh doanh.

X. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số cho hộ kinh doanh cá thể

1. Quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh

Việc sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh phải tuân thủ các quy định pháp luật về ký hiệu điện tử, chữ ký số và kết nối mạng. Cụ thể:

• Phải sử dụng CKS do Trung tâm Chứng thực số Việt Nam cấp và đăng ký trên hệ thống chữ ký số quốc gia
• Chữ ký số hộ kinh doanh phải tuân thủ đúng quy trình xác thực người sử dụng, bảo mật thông tin và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu
• Sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh phải đảm bảo tính xác thực của tài liệu, hợp đồng và giao dịch trực tuyến

2. Các lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cho các giao dịch kinh doanh trực tuyến

• Chỉ sử dụng chữ ký số HKD trong các giao dịch kinh doanh trực tuyến có tính chất pháp lý và được phép theo quy định của pháp luật
• Bảo mật chữ ký số HKD của doanh nghiệp bằng cách lưu trữ nó trong các phương tiện bảo mật và không chia sẻ với bất kỳ ai khác
• Đảm bảo tính xác thực của thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng và thông tin giao dịch khi sử dụng chữ ký số HKD.
• Luôn cập nhật và bảo mật phần mềm và các ứng dụng sử dụng chữ ký số cho hộ kinh doanh để tránh các lỗ hổng bảo mật và tấn công từ hacker

Với các lưu ý trên, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính bảo mật và hiệu quả cho các giao dịch kinh doanh trực tuyến sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh.

XI. Tổng kết

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, chữ ký số cho hộ kinh doanh đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các giao dịch kinh doanh trực tuyến. Việc đăng ký và sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh cá thể không chỉ giúp cho việc giao dịch trở nên tiện lợi, nhanh chóng mà còn đảm bảo tính bảo mật và pháp lý cho các bên tham gia giao dịch. 

Tuy nhiên, để sử dụng chữ ký số HKD một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định pháp luật và lưu ý quan trọng để tránh các rủi ro và tranh chấp pháp lý trong quá trình kinh doanh trực tuyến. Để giảm thiểu rủi ro, hãy liên hệ ngay An Minh Luật nhận tư vấn trước khi đưa ra quyết định nhé.

• CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
• Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, P.15, Q.Tân Bình, HCM
• Điện thoại: 0968.458 575 (Zalo)
• Email: [email protected]
• Website: doanhnghiepmoithanhlap.com