Hôm nay An Minh Luật xin chia sẻ chủ đề “Doanh nghiệp có bắt buộc phát hành Hóa Đơn Điện Tử hay Không? thời điểm phải sử dụng hóa đơn điện tử chính xác là khi nào?” Mời mọi người cùng theo dõi nội dung chi tiết bên dưới nhé.
Tắm Tắt Nội Dung Chính
1. Công ty mới thành lập có bắt buộc xuất hóa đơn điện tử không?
Đầu tiên chúng ta phải xác định được “Sau khi thành lập công ty thì có bắt buộc phải xuất hóa đơn hay không?” câu hỏi này được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trên thực tế thì theo quy định pháp luật hiện tại vẫn chưa có văn bản chính thức nào yêu cầu các doanh nghiệp sau khi thành lập trong bao nhiêu ngày phải xuất hóa đơn điện tử ngay.
Do đó nếu doanh nghiệp chưa có nhu cầu sử dụng HĐĐT thì không cần đăng ký phát hành như các thông tin sai lệch trên mạng đưa ra. Bởi vì sau khi phát hành hóa đơn xong, doanh nghiệp thực hiện thêm các bước “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” cùng với kỳ khai báo Thuế của doanh nghiệp hàng quý.
2. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử?
Trường hợp chủ doanh nghiệp thành lập công ty với mục đích lấy tư cách pháp nhân để làm thương hiệu và chưa sẵn sàng cho việc tự phát hành hóa đơn dịch vụ. Đa số chỉ cần có thông tin doanh nghiệp đang hoạt động, có nơi đặt bảng hiệu để khách hàng biết địa chỉ công ty nằm ở đâu, gửi báo giá dịch vụ hoặc trong quá trình tìm kiếm các đối tác kinh doanh nhưng “chưa phát sinh chi phí đầu vào đầu ra” thì chưa cần đăng ký sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử.
Đầu tiên là các doanh nghiệp đã đưa vào hoạt động và trong tài khoản công ty đã có dòng tiền vào từ hoạt động kinh doanh hàng hóa/ dịch vụ rồi thì bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử. Vì theo quy định của pháp luật doanh nghiệp cần phải đóng Thuế trên doanh thu đã nhận được từ việc kinh doanh. Cơ sở để xác định doanh thu sẽ dựa vào những đơn hàng bán ra “đã được xuất hóa đơn điện tử” cho người mua, từ đó tính toán được chi phí Thuế cần phải đóng là bao nhiêu dựa vào lĩnh vực kinh doanh.
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng việc xuất hóa đơn điện tử này chỉ cần thiết khi buôn bán với các tổ chức/ doanh nghiệp lớn (tức là người nhận hóa đơn có mã số thuế) thì mới được phát hành hóa đơn, còn cá nhân buôn bán nhỏ lẻ không có tư cách pháp thì không bắt buộc thì hoàn toàn sai. Đồng ý là trên thực tế chỉ có những đơn vị có mã số thuế thì mới cần lấy hóa đơn, tuy nhiên đúng luật thì tất cả hàng hóa doanh nghiệp bán ra điều bắt buộc xuất hóa đơn điện tử hết bao gồm như: cá nhân/ tổ chức/ hộ kinh doanh/ doanh nghiệp….
Đối tượng cá nhân khi mua hàng hóa/ dịch vụ sẽ không có mã số thuế doanh nghiệp thì chúng ta chỉ cần xuất hóa đơn đơn giản bằng cách ghi thông tin sơ bộ của người mua. Ví dụ như: Ông NGUYỄN VĂN AN đi vào siêu thị mua máy lạnh. Khi thanh toán cần lấy hóa đơn thì bên bán chỉ cần xuất hóa đơn có thông tin cơ bản gồm: Tên, Địa chỉ, Tổng tiền là được.
=> Do đó doanh nghiệp khi đã bán hàng thì phải có nghĩa vụ xuất hóa đơn. Muốn xuất được hóa đơn thì phải bắt buộc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.
3. Bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy?
Kể từ ngày 01/07/2022 thì cả nước đã bắt đầu triển khai chiến dịch bắt buộc 100% doanh nghiệp phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử và không còn sử dụng hóa đơn giấy nữa. Không chỉ đối tượng là công ty mà các doanh nghiệp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng HĐĐT hết. Tóm lại, nếu các hóa đơn giấy tồn tại trước ngày 01/07/2022 thì vẫn có hiệu lực, còn hóa đơn giấy phát hành sau thời gian này sẽ không còn hiệu lực nữa.
Vấn đề cần lưu ý nữa là, các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32 hoặc doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã vạch của cơ quan thuế theo TT78/NĐ32 nha. Các hóa đơn có vạch này giúp người bán/ người mua/ cơ quan quản lý dễ dàng tra cứu được hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp trên trang của Tổng Cục Thuế.
*Các trường hợp cần lưu ý về sử dụng hóa đơn:
Ngày trước bạn đi ăn, đi uống thì yêu cầu lấy hóa đơn xuất theo thông tin công ty ABCD này của tôi, tới kỳ các bạn nhớ thì kê khai vô còn không nhớ thì thôi. Hoặc các bạn nhập hàng về cứ lấy đại hóa đơn đi, đến ký tính thuế nếu các bạn xuất hóa đơn ít thì không khai hóa đơn đầu vào nhiều. Thì 2 ví dụ trên là trường hợp cần phải thay đổi cách làm ngay để tránh bị truy cứu trốn thuế nhé.
Thời điểm trước nếu các bạn không khai thì Thuế sẽ khó xác minh, nhưng bây giờ trên mỗi hóa đơn điện tử có mã vạch của cơ quan Thuế hết. Khi các bạn mua hàng về thì tất cả hóa đơn bắt buộc phải kê khai cho đầy đủ vì Thuế có thể tra ra được những hàng hóa mua vào – bán ra không có xuất hóa đơn (tránh ghi nhận doanh thu) thì bắt buộc phải chứng minh được hàng tồn kho. Có nghĩa là khi bạn bán hàng ra thì bắt buộc phải xuất hóa đơn, còn không xuất hóa đơn đồng nghĩa hàng vẫn nằm trong kho của mình, nếu không chứng minh được thì xem như đang trốn thuế.
=> Bây giờ các bạn phải tăng cường quản lý Thuế trong doanh nghiệp của mình chặt chẽ hơn. Tức là kiểm soát được hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra, không được tùy tiện kê khai thuế hoặc xuất hóa đơn lùi ngày/ chừa số như trước kia. Bất cứ chuyên viên nào trên chi cục Thuế cũng có thể theo dõi tra cứu thông tin chứng từ doanh nghiệp sử dụng có dấu hiệu vi phạm và xử phạt nếu rất nặng nếu có.
4. Có nên phát hành hóa đơn sau khi thành lập công ty?
Những việc quan trọng sau khi thành lập công ty sẽ bao gồm: khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng, nộp tờ khai thuế môn bài năm đầu tiên, mua chữ ký số hỗ trợ nộp thuế điện tử và xuất hóa đơn sau này. Doanh nghiệp bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử khi có kinh doanh thực tế và phát sinh doanh thu thì mới cần đăng ký sử dụng HĐĐT.
Khi phát hành hóa đơn doanh nghiệp nên chọn đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123/2020/NĐ-CP thay vì hóa đơn giấy hoặc hóa đơn theo thông tư cũ. Việc này nhằm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian chuyển đổi HĐĐT lên thông tư mới, tránh rủi ro các hóa đơn phát hành không đúng quy định của cơ quan Thuế.
5. Nên sử dụng hóa đơn điện tử của thương hiệu nào?
Hiện tại Chi Cục Thuế không bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của hãng ABCD nào cụ thể. Việc chọn nhà cung cấp tùy thuộc vào khu vực đăng ký kinh doanh có ưu chuộng thương hiệu đó hay không? các thương hiệu đó có nằm trong “danh sách các tổ chức đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhân, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Tổng Cục Thuế” có thể tham khảo Tại Đây
Nếu doanh nghiệp (kế toán, chủ doanh nghiệp…) chưa có kiến thức về việc chọn nhà cung cấp thì nên tham khảo các thương hiệu mà An Minh Luật gợi ý dưới đây:
- Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Softdreams (EasyInvoice)
- Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (S-Invoice)
- Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Efy (iHoadon)
- Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Vina (SmartVas)
- Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Thái Sơn (E-Invoice)
Trên đây là Top 5 nhà cung cấp được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất, An Minh Luật cũng thường xuyên giới thiệu triển khai cho đại đa số khách hàng của mình sử dụng. Chi phí rẻ, phần mềm ổn định, an toàn bảo mật cơ sở dữ liệu, giao diện dễ sử dụng, đầy đủ tính năng cơ bản nâng cao, sử dụng thông tư 78 có mã vạch cơ quan Thuế, support tận tình và chuyên nghiệp mọi lúc mọi nơi…
Chi phí đăng ký mua hóa đơn điện tử hiện tại rẻ hơn so với hóa đơn giấy. Chi phí cao nhất ban đầu thường là “phí khởi tạo tài khoản” giao động từ 500.000đ – 1.000.000đ tùy vào nhà cung cấp. Đặc biệt không giới hạn thời gian sử dụng nên không bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử hết số lượng đăng ký trong tháng/quý/năm nha. Các nhà cung cấp HĐĐT uy tín thì giá cao hơn nhưng đảm bảo chắc chắn rằng doanh nghiệp sử dụng không lo ngại các vấn đề phát sinh lỗi ảnh hưởng.
*Lưu ý khi chọn đơn vị phát hành hóa đơn điện tử:
Rất nhiều khách hàng chọn mua hóa đơn với chi phí rất rẻ, thậm chí các bên nhà cung cấp tặng không cho người dùng 1000 số -2000 số hóa đơn mà không tốn bất kỳ chi phí nào. Nhưng trong quá trình sử dụng gặp rất nhiều bất cập như:
- Phần mềm các tool ký hóa đơn liên tục bị lỗi yêu cầu cài đặt hoài.
- Không thể gửi mail cho người nhận song song với lúc phát hành.
- Định dạng hóa đơn điện tử hiển thị không đúng theo định dạng chuẩn.
- Ngày tạo lập và ngày ký có sai lệch, cho phép ký lùi ngày và chừa số.
- Chưa có tính năng upload hàng loạt khi cần xuất hóa đơn nhiều.
- Phần mềm không thể tích hợp với các phần mềm khác như: kế toán, hóa đơn đầu vào, bán hàng…
- Hệ thống lưu trữ hóa đơn không ổn định, khả năng gây thất lạc hoặc mất dữ liệu hóa đơn tra cứu khi cần thiết.
Vì lý do đó, các doanh nghiệp nằm trong diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đăng ký mua phần mềm tại nhà cung cấp bất kỳ. Hiện tại Công Ty An Minh Luật đang là đại lý dịch vụ HĐĐT uy tín có thể hỗ trợ tất cả doanh nghiệp hoạt dộng trên cả nước làm thủ tục đăng ký phát hành online nhanh chóng, giá tốt nhất. Tổng đài tư vấn báo giá tiếp nhận yêu cầu theo số Hotline: 0968458575 (Zalo)
Lời kết
Hy vọng rằng nội dung chia sẻ “Doanh nghiệp có bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử hay không” sẽ giúp bạn có góc nhìn tổng quan hơn về việc sử dụng HĐĐT và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Cảm ơn đã theo dõi, xin chào và hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo.
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
- Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, P.15, Q.Tân Bình, HCM
- Điện thoại: 0968.45.85.75
- Email: [email protected]
- Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
){kind=link}