Chữ ký số từ xa (Remote Signing) trong giao dịch điện tử là gì?

Trong bối cảnh ngày càng phổ biến của kinh tế số và các giao dịch trực tuyến, chữ ký số từ xa (Remote Signing) đang trở thành một công nghệ quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và pháp lý của các giao dịch điện tử. Trong bài viết này, mọi người sẽ cùng Công Ty An Minh Luật tìm hiểu thêm về chữ ký số từ xa, cách hoạt động của nó, và những lợi ích mà nó đem lại cho người dùng và doanh nghiệp trong thực tến như thế nào nhé.

Giải pháp ký số từ xa (remote signing) là gì?

Giải pháp ký số từ xa (remote signing) là một phương thức cho phép người dùng ký các tài liệu mà không cần có mặt trực tiếp tại địa điểm vật lý của tài liệu đó. Thay vì phải in ra tài liệu để ký và gửi lại hoặc đi đến địa điểm vật lý để ký, người dùng có thể thực hiện quá trình ký số từ xa thông qua các công nghệ kết nối Internet và thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng đều được.

Phương thức ký số từ xa được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, luật pháp, hành chính công nhà nước (Thuế, BHXH, Hải Quan, Đấu Thầu,…) và các tổ chức chính phủ. Nó giúp tăng tốc độ xử lý, giảm chi phí và tăng tính bảo mật cho quá trình ký so với phương thức ký tay truyền thống.

Để đảm bảo tính bảo mật của quá trình ký số từ xa, các phương thức xác thực như OTP, mã PIN, mật khẩu hoặc nhận dạng bằng vân tay có thể được sử dụng để xác thực người dùng trước khi ký. Ngoài ra, các hệ thống ký số từ xa cũng có thể sử dụng mã hóa dữ liệu và chứng thực số để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu được ký.

==> Xem thêm: Chữ ký số Smart Card (SIM PKI) là gì?

==> Xem thêm: Phần mềm Chữ ký số HSM Server là gì?

Phần mềm chữ ký số từ xa (remote signing) là gì?

Có nhiều phần mềm chữ ký số từ xa (remote signing) khác nhau trên thị trường, tuy nhiên tại Việt Nam, các tổ chức tập trung phát triển một số phần mềm được sử dụng phổ biến như:

1. DocuSign: là một trong những công cụ ký số từ xa phổ biến nhất trên thế giới. Nó cho phép người dùng ký và gửi các tài liệu bằng email hoặc trên các thiết bị di động.
2. Adobe Sign: cung cấp tính năng ký số từ xa cho các tài liệu PDF, với khả năng tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống quản lý tài liệu khác.
3. HelloSign: cung cấp giải pháp ký số từ xa thông qua giao diện web và các ứng dụng di động, hỗ trợ đa ngôn ngữ và tùy chỉnh giao diện.
4. SignRequest: cung cấp giải pháp ký số từ xa cho các tài liệu PDF, Word, Excel và các loại tệp tin khác. Nó cũng tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như Google Drive và Salesforce.

Các phần mềm chữ ký số từ xa thường có các tính năng chung như xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu, lưu trữ tài liệu trực tuyến, và cung cấp các mẫu tài liệu ký. Tuy nhiên, mỗi phần mềm có những tính năng và giá cả khác nhau, do đó người dùng cần tìm hiểu và lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình.

Áp dụng tiêu chuẩn châu âu eIDAS vào chữ ký số từ xa

Tiêu chuẩn châu Âu eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation) được áp dụng cho việc cung cấp các dịch vụ xác thực điện tử và chữ ký số trên toàn Liên minh châu Âu, bao gồm cả chữ ký số từ xa.

Theo eIDAS, chữ ký số từ xa phải đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và xác thực, để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các giao dịch ký số. Các chữ ký số từ xa phải được xác thực bằng các phương thức bảo mật mạnh, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin, và được liên kết với danh tính của người sử dụng chữ ký.

eIDAS cũng đưa ra các tiêu chuẩn về việc xác thực danh tính điện tử, đảm bảo rằng người sử dụng chữ ký số từ xa được xác thực chính xác và đầy đủ. Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa phải đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và xác thực của eIDAS, để đảm bảo rằng các giao dịch ký số được thực hiện một cách an toàn và pháp lý.

Đối tượng người dùng và lĩnh vực cần sử dụng chữ ký số từ xa (remote signing)

Chữ ký số từ xa (remote signing) có thể được các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh và giao dịch trực tuyến khác nhau, bao gồm:

1. Ngân hàng và tài chính: Chữ ký số từ xa được sử dụng để ký các hợp đồng vay và các tài liệu liên quan đến giao dịch tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
2. Công ty và doanh nghiệp: Chữ ký số từ xa được sử dụng để ký các hợp đồng lao động, các tài liệu liên quan đến kinh doanh và các thủ tục liên quan đến quy trình kinh doanh.
3. Luật sư và ngành luật: Chữ ký số từ xa được sử dụng để ký các tài liệu pháp lý, đảm bảo tính chính xác và tính bảo mật của các tài liệu này.
4. Y tế: Chữ ký số từ xa được sử dụng để ký các tài liệu y tế như đơn thuốc và các tài liệu liên quan đến bảo mật dữ liệu bệnh nhân.
5. Công quyền và chính phủ: Chữ ký số từ xa được sử dụng để ký các tài liệu liên quan đến quản lý dữ liệu, quản lý chứng chỉ và các thủ tục liên quan đến công quyền và chính phủ.

⇒ Tóm lại, chữ ký số từ xa có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và đối tượng khác nhau, giúp tăng tính chính xác, tính bảo mật và tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình ký tài liệu.

Ưu điểm vượt trội chữ ký số từ xa so với các giải pháp ký số khác trên thị trường

Các loại hình chứng thực chữ ký số truyền thống (CA) cần sử dụng thiết bị phần cứng như Smart Card/USB token/HSM, và phải cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số. Còn chữ ký số từ xa (remote signing) có ưu điểm là không cần thiết bị phần cứng, không cần cài đặt phần mềm driver trên máy tính, khóa được quản lý tập trung giúp cho việc quản lý giao dịch đơn giản và tối ưu chi phí đầu tư và vận hành cho khách hàng. Loại hình chữ ký số từ xa có tính bảo mật cao, đáp ứng đầy đủ các chính sách bảo mật, tiêu chuẩn bảo mật châu Âu eIDAS. 

Đối với tốc độ ký, giải pháp ký số từ xa (remote signing) cung cấp khả năng ký hàng loạt với tốc độ cao, đây sẽ là sự lựa chọn lý tưởng cho các giao dịch thương mại điện tử như hải quan, thuế, kho bạc, tài chính, khi mà sự cạnh tranh ngày càng gia tăng. Vì vậy, khách hàng nên lựa chọn giải pháp ký số từ xa để tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa quá trình ký và giảm chi phí đầu tư và vận hành.

==> Xem thêm: Chữ ký số cho Hộ kinh doanh là gì?

==> Xem thêm: Tìm hiểu Chữ ký số Cá nhân là gì?

Lý do bạn nên chọn chữ ký số từ xa ngay hôm nay

Dưới đây là lý do khách hàng nên chọn mua chữ ký số từ xa (remote signing):

1. Tiện lợi và dễ sử dụng: Với chữ ký số từ xa, khách hàng không cần phải cài đặt phần mềm hoặc sử dụng thiết bị phần cứng như USB Token, HSM hay Smart Card. Quá trình ký tài liệu trở nên đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính tiện lợi cho người dùng.
2. Tính khả thi cao: Giải pháp ký số từ xa phù hợp với nhiều loại tài liệu khác nhau và có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, luật pháp và các tổ chức chính phủ.
3. Tăng tính chính xác: Giải pháp ký số từ xa giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình ký, đảm bảo tính chính xác và khả năng truy xuất dễ dàng cho các tài liệu được ký.
4. Tính bảo mật cao: Chữ ký số từ xa được mã hóa bằng các giao thức bảo mật tiên tiến như SSL/TLS, SSH hoặc VPN, giúp bảo vệ tính toàn vẹn và tính bảo mật của dữ liệu ký. Hơn nữa, chữ ký số từ xa cũng có tính năng xác thực người dùng để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của quá trình ký tài liệu.
5. Tiết kiệm chi phí: So với các phương thức ký tài liệu khác như USB Token, HSM hay Smart Card, chữ ký số từ xa giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp vì không cần đầu tư thêm vào phần cứng ngoài và phải bảo trì. Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số từ xa cũng giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, lưu trữ và quản lý tài liệu vật lý.
6. Truy cập từ xa: Chữ ký số từ xa cho phép khách hàng ký tài liệu từ mọi nơi và mọi thiết bị, giúp tăng tính linh hoạt và tiện lợi cho người dùng. Người dùng có thể ký tài liệu trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn mà không phải đến trực tiếp tại văn phòng.
7. Tính pháp lý: Chữ ký số từ xa có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và được chính phủ công nhận, đảm bảo tính pháp lý và hợp pháp cho quá trình ký tài liệu của khách hàng.

⇒ Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng giải pháp chữ ký số từ xa cũng có một số hạn chế như phụ thuộc vào kết nối Internet, không thể sử dụng khi không có kết nối Internet hoặc kết nối Internet bị gián đoạn.

⇒ Tóm lại, chữ ký số từ xa (remote signing) có nhiều lợi ích vượt trội giúp tiết kiệm chi phí, tăng tính tiện lợi, tính linh hoạt và tính bảo mật cao cho quá trình ký tài liệu của khách hàng.

Danh sách nhà cung cấp chữ ký số từ xa uy tín nhất

1. Nhà cung cấp Viettel: Viettel-CA Cloud giải pháp chữ ký số từ xa, được tích hợp công nghệ bảo mật cao và tuân thủ các quy định pháp luật về chữ ký số. Với tính năng ưu việt của mình, Viettel-CA Cloud đang được đánh giá là một giải pháp ký số hiện đại và tiên tiến, đáp ứng nhu cầu ký điện tử của các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân ở Việt Nam.
2. Nhà cung cấp VNPT: VNPT SmartCA là một dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo mô hình ký số từ xa của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT). Dịch vụ này cho phép khách hàng thực hiện việc xác thực ký số mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị thông qua internet, không cần sử dụng USB Token như các dịch vụ chứng thực chữ ký số truyền thống.
3. Nhà cung cấp MISA: Misa Esign là một giải pháp chữ ký số từ xa của MISA JSC, cho phép khách hàng ký điện tử trên điện thoại di động một cách tiện lợi và không cần sử dụng USB Token. Với Misa Esign, khách hàng có thể ký và xác thực các giao dịch trên mọi thiết bị có kết nối internet, bao gồm cả điện thoại di động và máy tính.
4. Nhà cung cấp FPT: Giải pháp chữ ký số từ xa FPT.eSign cũng được thiết kế với tính năng đáp ứng các yêu cầu về bảo mật của các tổ chức, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của các giao dịch ký số. Ngoài ra, giải pháp này còn được tích hợp với nhiều dịch vụ điện tử khác của FPT, giúp cho việc thực hiện các giao dịch trực tuyến trở nên tiện lợi hơn.

Lời kết

Nếu có nhu cầu tư vấn chi tiết và nhận báo giá dịch vụ chữ ký số từ xa các nhà mạng (Viettel, Vnpt, Fpt, Misa, Efy, Softdreams…) liên hệ ngay tổng đài Hotline: 0968458575 (Zalo) để nhân viên CSKH hỗ trợ. Cảm ơn và hẹn gặp lại!