Cách tạo lập, ký biên bản điện tử phần mềm EasyInvoice (Hủy, Điều chỉnh, Thay thế)

Nội dung bài viết hôm nay An Minh Luật chia sẻ cách tạo lập ký biên bản điện tử phần mềm hóa đơn EasyInvoice (Softdreams) cho từng trường hợp cụ thể như: Hủy hóa đơn EasyInvoice, Điều chỉnh hóa đơn EasyInvoice, Thay thế hóa đơn EasyInvoice… khi người lập hóa đơn và người nhận cần biên bản giấy/điện tử lưu trữ giải trình với cơ quan Thuế khi cần thiết.

Đối với hóa đơn theo TT78 – NĐ123/2020/NĐ-CP các trường hợp HĐĐT bị sai thông tin buộc phải làm thông báo sai sót gửi lên cơ quan Thuế, tiếp theo phải thực hiện nghiệp vụ xử lý hóa đơn (Hủy, Thay thế, Điều chỉnh) trên phần mềm EasyInvoice. Để đầy đủ hơn, thông thường 02 bên tự tải mẫu chuẩn bị biên bản giấy và 02 bên phải ký tên + đóng dấu mộc đỏ.

Hiện tại thì đa số các nhà cung cấp phần mềm HĐĐT đã bổ sung tính năng hỗ trợ người dùng tự tạo biên bản ký điện tử cho từng số hóa đơn mỗi khi xử lý nghiệp vụ xong. Điển hình Softdreams có thể đáp ứng được việc tự sinh ra biên bản hủy/thay thế/điều chỉnh điện tử trên phần mềm EasyInvoice giúp người dùng vừa ký điện tử bằng chữ ký số được & tải biên bản về để ký tay đóng dấu như cách truyền thống. Cách thực hiện thế nào mọi người cùng theo dõi bên dưới đây nhé.

Tạo biên bản điện tử phần mềm hóa đơn EasyInvoice

Trước khi thao tác người dùng chắc chắn rằng đã làm thông báo sai sót và thực hiện nghiệp vụ xử lý hóa đơn hủy bỏ/điều chỉnh/thay thế rồi. Nếu chưa làm sẽ không sinh ra biên bản hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice. Chúng ta sẽ đi lần lượt vào 03 trường hợp cụ thể như sau:

1. Tạo lập + ký điện tử biên bản hủy bỏ hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice
2. Tạo lập + ký điện tử biên bản điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice
3. Tạo lập + ký điện tử biên bản thay thế hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice

Nội dung bổ sung thêm tính năng cần thiết cho người dùng khi thao tác trên phần mềm, đây là tiện ích khá tốt mà rất ít phần mềm HĐĐT hiện nay có.

1. Tự động gửi email biên bản hóa đơn Easyinvoice đã ký điện tử
2. Upload & lưu trữ biên bản giấy hóa đơn 02 bên đã ký trước đó
3. Tự tạo biên bản xử lý hóa đơn EasyInvoice theo mục đích

Trước khi đi vào chi tiết hãy đảm bảo Máy tính (App) đã cài đặt tiện ích ký số hóa đơn EasyInvoice. Lưu ý là chữ ký số sử dụng ký biên bản điện tử phải còn thời hạn sử dụng nha.

1. Lập, ký biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử EasyInvoice

=>  Trên phần mềm vào mục “Nghiệp vụ hóa đơn” ở menu ngang.

=> Chọn tính năng “Hủy bỏ hóa đơn” để chuyển sang trang quản lý.

=> Chọn “dải hóa đơn (mẫu số)” mà công ty đã thông báo với Thuế, sau đó nhấn “Tìm kiếm” để lọc nhanh những hóa đơn đã hủy bỏ.

=> Chọn hóa đơn EasyInvoice cần lập biên bản hủy (ví dụ: 0000019) sau đó nhấn vào icon ở cột “Tạo BB” tương ứng của số hóa đơn.

=> Đối với hóa đơn hủy/xóa thì nội dung biên bản sẽ là “BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP” như hình. Tiếp theo nhập thông tin vào các trường trống gồm: số biên bản, ngày tạo lập biên bản, thông tin người mua, lý do thu hồi,… 

=> Nhập xong thì nhấn “Lưu dữ liệu” lại để ký điện tử bằng chữ ký số. Khách muốn chuyển đổi biên bản giấy thì nhấn vào “In biên bản” nha.

=> Nhấn vào “Ký số” để chuyển sang trang ký điện tử biên bản hủy hóa đơn EasyInvoice.

=> Nhấn “Đồng ý” hoặc “Thử lại” điều được. Lưu ý máy tính bạn phải đang truy cập bằng trình duyệt Chrome hoặc Cốc Cốc thì mới được hỗ trợ.

=> Di chuột quét chọn vùng hiển thị chữ ký “Bên A” sau đó nhả chuột ra.

=> Thông báo xác nhận sử dụng vị trí ký đúng thì nhấn “Đồng ý” là được.

=> Với khách sử dụng chữ ký số USB Token sẽ thêm 01 bước nhập mã PIN. Khách sử dụng chữ ký số số HSM sẽ nhận thông báo thành công luôn.

=> Chữ ký điện tử đã được ký trên biên bản hủy hóa EasyInvoice rồi. Người dùng có thể tải về file PDF/ in biên bản/ gửi mail cho người mua là được.

=> Gửi email cho khách hàng thì nhận 01 email vào rồi nhấn “Gửi mail”

=> Như vậy bước tạo lập và ký biên bản điện tử phần mềm hóa đơn EasyInvoice (hủy bỏ) dành cho người xuất đã xong. Còn cách người mua nhận biên bản điện tử và ký như thế nào theo dõi bên dưới bài viết nhé.

2. Lập, ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử EasyInvoice

=> Trên thanh menu dọc danh mục “XỬ LÝ HÓA ĐƠN” chọn “Hóa đơn điều chỉnh” như hình minh họa.

=> Nhập dải hóa đơn (mẫu số) nhấn “Tìm kiếm” nếu công ty có nhiều mẫu.

=> Nhấn icon “Tạo mới” ở cột Biên bản ứng với số hóa đơn cần thực hiện.

=> Với hóa đơn tính chất điều chỉnh thì biên bản lập sẽ là “BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN” như hình. Người lập biên bản thực hiện điền đầy đủ thông tin vào các trường trống bên dưới gồm: số, ngày lập, thông tin bên B, lý do điều điều, thống nhất sau điều chỉnh…

=> Điền xong thì 02 bên thống nhất nội dung và nhấn “Lưu dữ liệu” để ký điện tử biên bản điều chỉnh trên phần mềm EasyInvoice. Nhấn “In biên bản” nếu muốn gửi biên bản giấy cho người mua ký tay + đóng dấu.

=> Nhấn “Ký số” chuyển đến trang ký biên bản điều chỉnh điện tử EasyInvoice.

=> Nhấn “Thử lại” để ký.

=> Chọn vùng ký dưới “ĐẠI DIỆN BÊN A” sau đó quét rồi thả chuột ra.

=> Nhấn “Đồng ý” để ký điện tử bằng chữ ký số.

=> Biên bản điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice của bạn được ký thành công, nhấn “Đồng ý” để xem.

=> Tương tự như biên bản hủy ở trên, lúc này bạn có thể Tải xuống/In/gửi mail cho người mua.

=> Trường hợp ký điện tử biên bản điều chỉnh hóa đơn EasyInvoice trên phần mềm đã xong. Khi gửi cho người mua biên bản giấy thì chỉ cần ký tay + đóng dấu là được. Nếu gửi biên bản điện tử qua email thì người mua buộc phải ký điện tử luôn để đồng nhất, cách ký như thế nào xem tiếp bên dưới nhé.

3. Lập, ký biên bản thay thế hóa đơn điện tử EasyInvoice

=> Mọi thứ cơ bản giống như 02 cách trên, An Minh Luật sẽ hướng dẫn nhanh hơn chút nhé. Vào phần mềm ở danh mục “XỬ LÝ HÓA ĐƠN” chọn “Hóa đơn thay thế” như hình.

=> Tìm kiếm các hóa đơn đã thực hiện thay thế.

=> Ở danh sách hóa đơn này click vào icon bên dưới cột “Biên bản” ứng với hàng ngang hóa đơn EasyInvoice cần tạo biên bản thay thế.

=> Điền thông tin vào các trường trống, sau đó nhấn “Lưu dữ liệu” sẽ hiện ra tiện ích “Ký số” click vào để chuyển sang trang hỗ trợ ký điện tử.

=> Chọn vị trí vùng ký bên dưới “ĐẠI DIỆN BÊN A” sau đó thả chuột ra và nhấn “Đồng ý”

=> Chữ ký điện tử đã ký thành công trên biên bản thay thế hóa đơn EasyInvoice

=> Lúc này có thể tải/in/gửi mail cho người nhận là được.

Vậy là 03 trường hợp tạo lập và ký biên bản điện tử trên phần mềm EasyInvoice cho người lập hóa đơn là xong. Vậy làm cách nào để người mua nhận được biên bản điều chỉnh/ thay thế/ hủy bỏ này và ký xác nhận trên phần mềm hợp lệ. Mọi người cùng An Minh Luật theo dõi tiếp nhé.

==> Xem thêm: Chuyển đổi hóa đơn giấy trên phần mềm EasyInvoice

==> Xem thêm: Báo giá mua mới, gia hạn hóa đơn điện tử EasyInvoice

4. Người nhận ký biên bản điện tử hóa đơn EasyInvoice

Biên bản hủy/thay thế/điều chỉnh hóa đơn EasyInvoice sau khi người lập thực hiện ký trên phần mềm thì gửi mail cho người mua. Người mua nhận được thống báo đến Email có nội dung biên bản kèm theo link truy cập ký điện tử.

=> Trước tiên nhập Email khách hàng và gửi đi. Lưu ý chỉ nhập 01 email 1 lúc, thao tác lặp đi lặp lại nhiều lần nếu muốn gửi cho nhiều người. Thông báo xác nhận Email đã gửi đi thành công, lúc này người nhận kiểm tra hộp thư đến Email.

?Lưu ý: Người nhận nếu đang dùng phần mềm hóa đơn EasyInvoice và xuất hóa đơn bình thường thì khi nhận được biên bản sẽ thực hiện ký như phát hành hóa đơn. Với người nhận không sài phần mềm EasyInvoice hoặc đã sài nhưng chưa cài đặt tiện tích ký số EasyInvoice và công cụ ký điện tử Softdreams sẽ không thực hiện được. Click vào đường dẫn để xem chi tiết hướng dẫn từ An Minh Luật nhé.

=> Email tự động gửi đến có dạng “hoadon-noreply-CÔNG TY TNHH ABCD-Hóa đơn điện tử….” click vào xem chi tiết.

=> Click vào “Tại đây” theo link truy cập để xem chi tiết biên bản.

=> Nhấn vào “Ký file” để chuyển sang trang ký biên bản điện tử trên phần mềm EasyInvoice. 

=> Thông báo từ hệ thống, nhấn “Đồng ý” để tiếp tục.

=> Di chuyển ô màu đỏ xuống vị trí dưới “ĐẠI DIỆN BÊN B” sau đó thả chuột ra.

=> Bấm “Đồng ý” xác nhận vị trí hiển thị chữ ký.

=> Chọn chứng thư số và nhập mã PIN chữ ký số.

=> Biên bản hóa đơn ký điện tử trên phần mềm EasyInvoice thành công.

=> Khi đã ký xong người nhận có thể gửi Email biên bản hóa đơn lại cho người bán. Bên bán cũng nhận được Email tương tự gồm nội dung biên bản và link truy cập xem biên bản đã ký. Như vậy chỉ cần lưu trực trên phần mềm và sử dụng giải trình khi cơ quan Thuế kiểm tra.

5. Tiện ích biên bản điện tử phần mềm EasyInvoice

Như đã giới thiệu bên trên thì An Minh Luật đánh giá cao các tính năng trên phần mềm hóa đơn điện tử Softdreams so với các phần mềm khác về tiện ích tạo lập và ký biên bản điện tử. Cụ thế như sau:

1/ Gửi email tự động biên bản hóa đơn EasyInvoice đã ký điện tử

Với tính năng gửi Email tự động và có thể gửi cho nhiều mail khác nhau cùng thời điểm. EasyInvoice giúp người lập biên bản tiết kiệm được nhiều thời gian tải và lưu trữ về máy sau đó gửi Email lại cho từng người nhận. Người nhận dễ dàng truy cập vào đường dẫn để chuyển sang giao diện website ký biên bản hóa đơn điện tử riêng biệt. Biên bản được ký xong cũng được gửi trả lại cho người bán đơn giản trong vài click chuột.

Phần mềm EasyInvoice còn hiển thị trạng thái theo dõi các biên bản của người nhận đã được ký hay chưa? việc này giúp người lập biên bản nhắc nhỡ người nhận hoàn thành nghiệp vụ xử lý sớm nhất.

2/ Upload và lưu trữ biên bản hóa đơn giấy EasyInvoice đã ký tay 

Người lập biên bản và người nhận trước khi thông báo sai sót và làm nghiệp vụ xử lý hóa đơn đã tự tạo biên bản giấy ký tay + đóng dấu trước đó rồi thì không cần làm biên bản điện tử nữa. Thay vì đó phần mềm EasyInvoice viết thêm tính năng upload “file biên bản hóa đơn giấy EasyInvoice” lên trên phần mềm giúp lưu trữ tra cứu tiện tợi hơn.

Người lập chỉ việc click vào biểu tượng icon mũi tên dưới Upload => chọn file cần tải lên => nhấn Open là được nhé.

3/ Tự tạo biên bản xử lý hóa đơn EasyInvoice từng trường hợp sai sót

Trên hệ thống cũng setup tiện ích tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn theo mẫu cụ thể. Tùy vào tình hình sai sót hóa đơn mà người mua chọn mẫu biên bản đúng, sau đó điền thông tin và ký số hoặc tải về máy để ký tay nha.

Lời kết

Với bài viết hướng dẫn cách tạo lập & ký biên bản điện tử phần mềm hóa đơn EasyInvoice (biên bản Hủy, biên bản Điều chỉnh, biên bản Thay thế) chi tiết nhất trên internet hiện tại thì An Minh Luật hy vọng sẽ mang lại chút kiến thức bổ ích cho người dùng hóa đơn điện tử EasyInvoice (Softdreams). Nếu mọi người có thắc mắc muốn được giải đáp chi tiết từng trường hợp có thể để lại nội dung bình luận bên dưới commnet hoặc liên hệ tư vấn nhanh theo thông tin bên dưới. Cảm ơn đã theo dõi, xin chào và hẹn gặp lại.

• CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
• Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, P.15, Q.Tân Bình, HCM
• Điện thoại: 0968.45.85.75
• Email: [email protected]
• Website: doanhnghiepmoithanhlap.com