Xuất hóa đơn điện tử EasyInvoice theo thông tư 78 có khó không? Cách phát hành hóa đơn EasyInvoice thực hiện trên máy tính cho khách đăng ký mới hoặc chuyển đổi từ TT32 lên TT78 như thế nào? Nội dung bài viết dưới đây Công Ty An Minh Luật sẽ giúp người dùng tường tận các bước với hình ảnh minh họa cụ thể, mọi người dùng theo dõi nhé.
Sau khi liên hệ kinh doanh Softdreams hoặc đại lý hỗ trợ tạo mẫu hóa đơn và nộp mẫu thông báo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thuộc hệ thống mẫu biểu mẫu HĐĐT của cơ quan Thuế) thì người dùng sẽ nhận được 03 Email:
- Email 01: Thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử
- Email 02: Tài khoản tra cứu hóa đơn điện tử thông tư 78
- Email 03: Tài khoản đăng nhập xuất hóa đơn EasyInvoice
Trước tiên muốn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice phải đảm bảo máy tính đã cài đặt phần mềm và công cụ ký hóa đơn Softdreams rồi. Tiếp theo là chữ ký số còn hạn và số hóa đơn đăng ký đã được kích hoạt sử dụng.
==> Xem thêm: Chuyển đổi hóa đơn điện tử EasyInvoice TT32 lên TT78
==> Xem thêm: Cài đặt công cụ ký hóa đơn tiện ích ký số Softdreams
Tắm Tắt Nội Dung Chính
Cách xuất hóa đơn điện tử EasyInvoice theo TT78
Để thực hiện được việc phát hành hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice, người dùng mở trình Chrome hoặc Cốc Cốc. Sau đó đăng nhập vào địa chỉ xuất hóa đơn của doanh nghiệp mình (bên bán sẽ cấp gửi qua Email 03)
=> Website hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có giao diện như bên dưới. Điền tên tài khoản và mật khẩu sau đó nhấn “ĐĂNG NHẬP”
=> Dưới đây là giao diện phần mềm hóa đơn EasyInvoice theo TT78 vì có thông báo “Hệ thống của quý khách đã được chuyển đổi thành công theo Thông tư 78”
=> Muốn xuất hóa đơn nhanh, trên thanh menu chọn “QUẢN LÝ HÓA ĐƠN” sau đó nhấn chọn “Danh sách hóa đơn” như hình minh họa.
=> Tại đây là trang quản lý tất cả hóa đơn điện tử EasyInvoice (TT32/TT78) gồm: hóa đơn nháp, hóa đơn đã phát hành, hóa đơn sai sót… Muốn phát hành hóa đơn EasyInvoice mới click vào “Tạo mới”
=> Mục hiển thị trên cùng bao gồm thông tin bên lập như: mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn, ngày tạo lập…sẽ để mặc định và không chỉnh sửa nhé.
=> Bên dưới là thông tin khách hàng lần lượt gồm các trường dữ liệu sau: mã khách hàng, tên người mua hàng, đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản, tên ngân hàng, gửi mail khách hàng, hình thức thanh toán….
- Mã khách hàng: nhấn tạo mới, đặt mã dễ nhớ cho lần xuất tiếp theo
- Tên người mua hàng: áp dụng cho khách lẻ, công ty thì bỏ trống
- Đơn vị mua: tên công ty nhận hóa đơn
- Mã số thuế: mã số thuế người mua (lấy thông tin tự động)
- Địa chỉ: đại chỉ GPKD người mua
- Số tài khoản: để trống không cần thiết
- Tên ngân hàng: để trống không cần thiết
- Gửi mail trực tiếp cho KH: chỉ được nhập 01 mail/ lần
- Hình thức thanh toán: chọn theo số tiền trên/dưới 20,000,000VNĐ
- Nhập thông tin trường mở rộng: để trống
=> Tiếp theo là thông tin sản phẩm/dịch vụ sẽ hiển thị các trường thông tin gồm: mã hàng hóa, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tính chất…
- Mã hàng hóa: tự tạo theo ý thích
- Tên hàng hóa, dịch vụ: ghi rõ tên sản phẩm dịch vụ cung cấp
- ĐVT: phụ thuộc hàng hóa dịch vụ (cái, chiếc, mét, kg, thùng, khối…)
- Số lượng: số lượng hàng hóa dịch vụ cung cấp
- Đơn giá: đơn giá hàng hóa dịch vụ
- Thành tiền: tổng tiền “số lượng X đơn giá”
- Tính chất: HHDV, khuyến mãi, tặng…
=> Chọn thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%) sau đó kiểm tra lại thành tiền. Nhấn “Lưu dữ liệu” để chuyển về trang quản lý hóa đơn.
=> Bây giờ người lập sẽ xem lại hóa đơn vừa tạo, nhấn vào xem ở biểu tượng icon “con mắt”
=> Kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn điện tử EasyInvoice vừa xuất. Người lập có thể tải file PDF/ In hóa đơn để gửi cho người mua kiểm tra. Vì là hóa đơn nháp nên ở dưới vị trí “Người bán hàng” chưa có chữ ký điện tử nha.
=> Quay lại trang quản lý hóa đơn, bây giờ tít chọn vào hóa đơn mới tạo sau đó nhấn “Phát hành HĐ” theo hình minh họa.
=> Cắm thiết bị USB Token vào máy tính, chọn chứng thư số sau đó nhập mã PIN để ký. Với chữ ký số HSM tích hợp sẵn thì không cần nhập mã PIN mà hóa đơn sẽ được ký luôn.
=> Tải lại trang web hoặc nhấn F5 để xem lại trạng thái hóa đơn. Lúc này trạng thái hóa đơn chuyển sang “Đã phát hành” – Mã cơ quan thuế đã được cấp – Kết quả trả về của thuế “Hợp lệ” thì xem như xuất hóa đơn điện tử EasyInvoice này thành công rồi.
=> Nhấn vào biểu tượng con mắt để View lại hóa đơn. Bên dưới phần “Người bán hàng” đã có chữ ký điện tử, kế bên có dòng chữ “Mã của cơ quan thuế” kèm thông tin tra cứu hóa đơn EasyInvoice theo TT78. Bây giờ người lập có thể Tải/In/Gửi mail cho người mua xem được rồi.
Như vậy các bước tạo lập và xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice cơ bản như vậy thôi. Sẽ có những trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn đặc biệt và cần nhiều tính năng hơn như: thay đổi tiền tệ, thay đổi thuế suất, đăng nhiều sản phẩm, gửi mail tự động, in hóa đơn hàng loạt… thì sẽ có video/bài viết hướng dẫn riêng. Nếu cần gấp có thể liên hệ người bán hướng dẫn thao tác hoặc gọi tổng đài theo số Hotline: 1900 3369 – 1900 565653 để được hỗ trợ nhanh nhất.
==> Xem thêm: Cách tạo mới hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice
==> Xem thêm: Chuyển đổi hóa đơn EasyInvoice sang hóa đơn giấy
Kiểm tra hóa đơn điện tử EasyInvoice xuất hợp lệ không?
Muốn biết hóa đơn mới phát hành có hợp lệ không? Người lập truy cập vào website tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng Cục Thuế theo đường dẫn: https://hoadondientu.gdt.gov.vn để kiểm tra lại hóa đơn đã được lưu trữ trên hệ thống CQT hay chưa.
=> Nhấn vào “Đăng nhập” góc phải trên cùng màn hình.
=> Đăng nhập tài khoản theo hình bên dưới (sau khi đăng ký hóa đơn tt78 Thuế sẽ gửi email cấp tài khoản tra cứu quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp – Email 02)
=> Để xem lại tờ hóa đơn điện tử EasyInvoice mới xuất lúc nảy, người dùng nhấn vào tiện ích “Tra cứu” sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”
=> Click vào ô “Tra cứu hóa đơn bán ra” và chọn mốc thời gian tra cứu, sau đó nhấn “Tìm kiếm” như hình minh họa.
=> Tờ hóa đơn cần tìm sẽ hiển thị bên dưới với đầy đủ thông tin.
Ghi chú: Vấn đề ở đây An Minh Luật muốn nói là sau khi xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice thành công thì dữ liệu hóa đơn sẽ được cập nhanh liền trên hệ thống quản lý của CQT
=> Nhấn vào icon “Xem hóa đơn” để view hóa đơn theo mẫu cơ quan Thuế.
=> Dưới đây là hóa đơn hiển thị theo mẫu của cơ quan Thuế, cơ bản sẽ hiển thị đầy đủ thông tin như hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice. Có mã QR Code để mọi người có thể tra cứu trên App (chỉ dùng cho TT78)
=> Sau khi đã chắc chắn hóa đơn phát hành chính xác, người lập gửi mail hóa đơn cho người mua bằng cách nhập email sau đó nhấn “Gửi mail” là được nha.
==> Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice theo TT78
Lưu ý xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice
=> Với hóa đơn đã chuyển đổi lên thông tư 78, khi phát hành mọi người cần xem xét thật kỹ trước khi xuất. Bởi khi có sai sót việc xử lý nghiệp vụ hóa đơn sẽ phức tạp và mất thời gian hơn nhiều so với thông tư 32.
=> Việc nhà cung cấp hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử EasyInvoice lùi ngày cũng không còn khả thi nữa, chừa số hóa đơn thì càng không thể. Nếu đơn vị bán hoặc doanh nghiệp phát hành hóa đơn vi phạm sẽ dễ dàng bị phát hiện và xử lý rất nặng.
=> Với những hóa đơn EasyInvoice phát hành nhưng bị từ chối cấp mã, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo về phần mềm và hiển thị lỗi. Người lập phải xuất lại hóa đơn mới cho đúng và thực hiện hủy bỏ hóa đơn bị từ chối cấp mã.
=> Xuất hóa đơn điện tử EasyInvoice thường nhận được thông báo “Phần mềm ký và tiện ích ký chưa cài đặt” thì hãy kiểm tra xem máy tính đã cài đặt chưa nhé, xử lý xong là có thể xuất được hóa đơn.
=> Khi gia hạn chữ ký số, với hóa đơn theo thông tư 78 bắt buộc doanh nghiệp phải nộp lại mẫu 01 yêu cầu thay đổi thông tin hóa đơn với cơ quan Thuế. Khi có email chấp nhận thì mới phát hành hóa đơn trên phần mềm EasyInvoice được.
==> Xem thêm: Nghiệp vụ hủy hóa đơn điện tử EasyInvoice theo TT78
==> Xem thêm: Nghiệp vụ thay thế hóa đơn điện tử EasyInvoice theo TT78
==> Xem thêm: Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn điện tử EasyInvoice theo TT78
Lời Kết
Với bài viết ngắn này thì mình đã hướng dẫn mọi người cách phát hành/xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice (Softdreams) theo thông tư 78 cụ thể nhất. Hy vọng rằng các bạn thực hiện thành công và không gặp khó khăn nhé.
Để đăng ký mua phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice hoặc các sản phẩm dịch vụ của công ty Softdreams giá rẻ và hỗ trợ tận tình nhất. Mọi người liên hệ với đại lý An Minh Luật để nhận được báo giá và hướng dẫn thủ tục đăng ký online nhanh nhất. Thông tin liên hệ bên dưới, cảm ơn và hẹn gặp lại!
- CÔNG TY TNHH TƯ VẤN AN MINH LUẬT
- Địa chỉ: 55/10B Nguyễn Phúc Chu, P.15, Q.Tân Bình, HCM
- Điện thoại: 0968.45.85.75
- Email: [email protected]
- Website: doanhnghiepmoithanhlap.com
){kind=link}